共有したスプシが更新されたら教えてほしい！ リモートワークのひと工夫

　前回は、Googleドライブドライブとスプレッドシートで、リモートワーク環境を整えました。作業を進める中で、共有したスプレッドシートが他のメンバーによって更新されたかどうか、知りたいですよね？　しかし、離れた場所にいるメンバーと、すぐに連絡できるとも限りません。

　スプレッドシートの設定を変更して、ファイルの更新時にメールで通知を受け取れるようにしておきましょう。どこが変更されたのかも確認できますよ。

スプレッドシートが更新された際にメールで通知できる

“通知ルール”で自分にメールする

　スプレッドシートの更新時にメールを送るには、“通知ルール”の設定を変更します。共有されているスプレッドシートを開いた状態で、共有メンバーの各自で行います。誰かが更新した際、スプレッドシートから自分宛にメールしてもらうというわけです。

［ツール］－［通知ルール］の順にクリックする

［通知ルールの設定］の画面が表示された。［変更が入ったとき］をクリックする。通知方法は、［1日1回］か［その都度］から選択する

設定できた。［完了］ボタンをクリックする。設定を変更したい場合は、この画面から操作する

　［その都度］とは、誰かがスプレッドシートを更新したタイミングです。何回も通知されて煩わしい場合は［1日1回］を選択するといいでしょう。

　設定を変更・削除する時は、再度［ツール］－［通知ルール］の順にクリックし、［通知ルールの設定］の画面から［編集］または［削除］を選択してください。

通知メールを確認する

　以下は、受信した通知メールです。誰がいつ更新したのかがわかります。変更内容を確認したい時は「変更内容を確認」のリンクをクリックしてください。

　このリンクは更新履歴を確認するためのもので、そのままでは編集できません。ここでは、変更個所を確認してから、最新版のスプレッドシートを表示します。

通知メールの「更新内容を確認」のリンクをクリックする。すぐに編集したいときは、「最新版を開く」で更新済みのスプレッドシートを開く

更新個所がハイライトされて表示された。この状態では編集できない。［スプレッドシート全体を表示］をクリックする

最新のスプレッドシートが表示された

　なお、メール中の［このメールの受信を停止しますか？］のリンクから、メールの通知を止めることも可能です。