無料でExcel並み！Google スプレッドシートの使い方
Googleドライブとスプシで自分専用のリモートワーク環境を作る
2020年3月3日 14:27
働き方改革が謳われてからもう1年近く経ちましたね。コロナウイルス感染症の影響もあって、リモートワークへ本腰を入れて取り組んでいる方も多いでしょう。とはいえ、会社と同じ環境をそのまま自宅で再現できるケースは少ないと思います。
例えば、業務に必要なファイルをやり取りする際、ファイルサイズが大きければ、メールに添付できないこともありますよね。社内で普通に利用できるファイルサーバーも、自宅から思うように操作できないこともあります。
ファイル転送サービスを使う手もありますが、手っ取り早くGoogleドライブとスプレッドシートを利用して、リモートワーク環境を整えてみてはいかがでしょうか。Googleドライブ上にアップロードしたExcelファイルは、スプレッドシートで開くことも可能です。自宅のパソコンにExcelがインストールされていなくても、データの確認や修正もできます。
※ Googleドライブを利用して業務上のファイルをやり取りする場合は、ガイドラインを社内のシステム部門に確認してください。
作業用の共有フォルダーを作る
Googleアカウントでログインしておき、自分のGoogleドライブで作業します。特定の相手とフォルダーを共有するには、相手もGoogleアカウントが必要です。相手がGoogleアカウントを持っていない場合、共有時に招待状を送付して、メールの受信者にGoogleアカウントを取得するように促してください。
ここでは、自分のメールアドレスを入力していますが、共有相手の宛先を間違えないように注意してください。［送信］ボタンをクリックすると、共有フォルダーへの招待メールが届きます。
Googleアカウントを指定した共有相手の権限は、標準設定で「編集可」となります。共有相手は、書き込み・削除が可能です。Excelファイル以外にも、Wordファイル、テキストファイル、フォルダーなども扱えます。
なお、最初に作成した自分専用のフォルダーを色分けしておくと、アップロード間違いも回避できるのでおすすめです。
アップロードしたファイルを開く
共有相手はメールに記載しているリンクから、該当フォルダーにアクセスできる状態となっています。共有したファイルを開いてみましょう。データの修正内容は自動的に保存されます。
修正したファイルは、再びExcelファイル形式でダウンロード可能です。
なお、特定のファイルのみを共有したい場合は、スプレッドシートを開いた状態で操作します。ただし、あまりに多くのスプレッドシートを共有するのは混乱のもとなので、フォルダーごとの共有がおすすめです。
