残業を減らす！Officeテクニック
ExcelファイルをWebブラウザーで「OneDrive」「Google ドライブ」で扱う基本と違い
2024年1月22日 06:55
作成したファイルをクラウドストレージで共有することがありますよね。一般的に、Microsoftの「OneDrive」か、Googleの「Googleドライブ」を利用していると思います。
どちらもWebページを開いてファイルをドラッグ＆ドロップするだけ。相手に共有リンクを伝えておけば、共同編集もできて便利ですよね。しかし、普段使っていないサービスについては知らないこともあるのではないでしょうか。
例えば、GoogleドライブにExcelファイルをアップロードするには？ Googleスプレッドシートで作った“表”をExcelファイルとして保存するには？ など、素朴な疑問はいろいろありますよね。
今回は、OneDriveに保存してあるExcelファイルをダウンロードして、Googleドライブにアップロードする方法と、その際の注意点を紹介します。ここでは、Excelファイルを例に操作していますが、WordやPowerPointのファイルでも読み替え可能です。
“コピー”をダウンロードする
OneDriveを経由して共有されたExcelファイルをダウンロードすることを考えてみましょう。相手から伝えられた共有リンクをクリックしたら、WebブラウザーでExcelファイルが開いたといったケースです。
ファイルを保存しようとして［Ctrl］＋［S］キーを押すと、「ファイルは自動的に保存されます」といったメッセージが表示されて、ダウンロードは開始されません。
今、開いているファイルをダウンロードしたい場合は［ファイル］－［名前を付けて保存］－［コピーのダウンロード］と選択します。パソコンにインストールされたExcelに慣れていると戸惑いがちなポイントです。
［コピーのダウンロード］とは、Webブラウザーで開いているファイルを保存するという意味です。［名前を付けて保存］ダイアログボックスは表示されず、Webブラウザーに設定された保存先のフォルダーに直接ダウンロードされます。
メニュー一番上の項目［名前を付けて保存］は、別名のファイルを“OneDriveに保存する”という意味なので、間違えないようにしましょう。また、［ODSとしてダウンロード］は、OSD形式でファイルをダウンロードします。
ODS（OpenDocument Spreadsheet）は、LibreOfficeなどのオープンソースのアプリで使われるファイル形式です。Excelを利用しているなら選択する機会は少ないでしょう。GoogleドライブもExcelのファイル形式（xlsx）に対応しています。
GoogleドライブにExcelファイルをアップロードする
GoogleドライブのWebページにファイルをドラッグ＆ドロップすればアップロードできます。ファイルを開いてみましょう。xlsx形式のまま、Googleスプレッドシートで表示されます。
ファイル形式を変換する時の注意点
ExcelファイルをGoogleドライブで共有する方法は前述の通りですが、“Googleスプレッドシート”として保存し直して共有することも可能です。最後に更新したファイルを見失わないように、“Googleスプレッドシート”に変換しておく手はあります。
ただ、本稿執筆時点でExcelファイルをそのまま共有するのと、ほとんど違いありません。一般的な用途で困ることはないでしょう。グラフやピボットテーブルなどの互換性もあります。自動処理をする際にマクロではなく、Google Apps Scriptを利用する点が大きな違いです。
ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換した場合、同じ名前のファイルがGoogleドライブに保存されることに注意。アイコンの形と拡張子で判断してください。共有していないExcelファイルは削除しておくといいでしょう。
Excelファイルとしてダウンロードする
GoogleスプレッドシートをExcelファイルとして保存したい場合は［ファイル］－［ダウンロード］－［Microsoft Excel（.xlsx）］を選択します。
なお、Googleスプレッドシートをオフラインの状態で作業したい時、Excelファイルとして保存する必要はありません。［オフラインで使用可能にする］の機能を利用しましょう。インターネット接続がない環境でも、Googleスプレッドシートを利用できるようになります。
