残業を減らす!Officeテクニック
Excelのオプションを変更するだけで効率化に効果大 ~無駄な工数を減らす設定のコツ
Excelに余計なお世話をさせないためのテクニック
2023年3月27日 06:35
Excelで効率化といえば「関数」が注目されますが、効率を追求するならExcel自体の設定も見直しておきたいところです。
例えば、Excel起動後の「こんにちは」の画面(スタート画面)。過去に開いたファイルの一覧やテンプレートが選択できて便利そうですが、活用している人は少ないでしょう。編集するファイルはそのままダブルクリックしますし、新規にファイルを作成する目的なら、画面左上の[空白のブック]をクリックしますよね。冷静に考えると、Excelを起動 → [空白のブック]をクリックする操作は、年間で千回以上になりませんか?
ほかにも、ファイルの保存先を選択する操作を繰り返していたり……。これらの課題は[Excelのオプション]で解決可能です。今回は、Excelに隠された無駄時間を省く設定を紹介します。ひと手間でずっと便利な効率アップ&ストレス軽減テクニックです。
Excel作業をスピードアップさせる3つの設定
スタート画面を表示しない
ひとつめは先ほどの「こんにちは」の画面を非表示にする方法。[空白のブック]が表示されるようにしておきましょう。[ファイル]タブをクリックすれば、ファイル履歴を表示できます。[Excelのオプション]は[ファイル]-[オプション]の順にクリックして表示します。
すばやく保存できるようにする
2つめは「保存時」の設定です。近年のアップデートで、新規ファイルの保存時に簡易的な保存ダイアログが表示されるようになりました。OneDriveが優先的に指定されて使いにくいという声もあります。従来の[名前を付けて保存]ダイアログボックスに慣れているとなおさらですよね。
既定の保存場所を指定する方法と、[F12]キーを押すテクニックを覚えてストレスを回避しましょう。
「既定の保存場所」は[Excelのオプション]の[保存]で、よく使うディレクトリを指定します。エクスプローラーでよく使うフォルダーを表示してアドレスをコピー、[Excelのオプション]の入力欄に貼り付けます。例えば、ローカルのデスクトップに固定しておけば、ファイルが行方不明になることも避けられるでしょう。
従来の[名前を付けて保存]ダイアログボックスを呼び出すなら[F12]キーを押してください。新規保存でも、別名保存でも有効なショートカットキーです。先ほど指定した保存場所が開いた状態で表示されます。
いつもの環境にあわせてカスタマイズする
既定のフォントやワークシートの数を指定する
データの入力後にフォントとフォントサイズを変更していたり、ワークシートの追加を繰り返していたりしませんか? [Excelのオプション]で指定しておきましょう。
オートコンプリートとオートコレクトをOFFにする
入力済みのデータが入力候補に表示されて嫌。旧来から邪魔者扱いされるExcelのおせっかい機能です。「オートコンプリート」の機能をOFFにします。また、「(c)」から「©」や、「(r)」から「®」などに変換される設定は「オートコレクト」で設定可能です。
[Enter]キーの動作なども設定しておこう
このほか、[Enter]キーを押したときに、アクティプセルを下ではなく右に移動、URLやメールアドレスの入力時にハイパーリンクを自動設定しないなど、作業内容によっては便利に使える設定項目もあります。項目名から設定内容が推測できることが多いので、何となく不便だなと感じている操作があれば、[Excelのオプション]の設定を確認してみると解消できるかもしれません。