効率的なプレゼンのスライド作成手順はコレ！ ExcelやWordとの連携を意識しよう

「アウトライン」表示の活用

　PowerPointと連携する時は「アウトライン」表示を利用します。アウトライン表示は、章や節、本文の階層を設定して、文書の構造を意識しながら文書を作成できる表示方法。レベルを設定して、PowerPointに取り込めば一気にスライドを作成できるのです。アウトライン表示で「内容」に集中しましょう。

　スライドに含めたい内容のメモを入力しておきます。スライドの区切りを意識する目的で太字にしておく程度の処理は構いませんが、フォントの大小や装飾を考えてはいけません。

大まかなメモを入力しておく。ここではスライドの区切りの文字列を太字にした。［表示］タブの［アウトライン］をクリックする

「アウトライン」表示に切り替わった。文頭の「●」は「本文」のレベルを表す。アウトラインレベルが未設定なので、すべて「本文」となっている

　続けて、レベル（階層）を設定します。スライドのタイトルにする行は「レベル1」、本文にする行は「レベル2」です。

見出し行にする行を選択して、［アウトラインレベル］から［レベル1］を選択する。左右にある矢印のボタンをクリックして設定してもいい

［Ctrl］キーを押しながら、ほかの見出し行を選択。［アウトラインレベル］から［レベル1］を選択する

同様に［Ctrl］キーを押しながら、本文の行を選択して［アウトラインレベル］から［レベル2］を選択する

　レベルが設定されると文書の構造を把握しやすくなりますよね。スライドを追加する時は文字を入力して「レベル1」を設定、本文は「レベル2」で追加していきます。

　スライドを追加して文字を入力、全体の構成を変更するためにドラッグしてスライドを入れ替え、考え直して途中にスライドを挿入……と、PowerPointで繰り返し操作するより効率がいいと思いませんか？

アウトライン表示で内容を仕上げた。PowerPointでスライドの追加や順番の入れ替えをするより効率的だ。作業が終わったら［Ctrl］＋［S］キーで上書き保存しておこう

Wordの校正機能で凡ミスを回避

　Wordでスライドの内容を入力するメリットはもうひとつあります。［F7］キーを押すだけで校正可能です。過信は禁物ですが、英単語のスペルミスや文字の重複、表現の不統一などの「凡ミス」を回避できます。また、［類似性］の機能では、インターネット上のテキストのコピペかどうかもチェック可能です。

［F7］キーを押して校正機能を呼び出した状態。［修正点］に間違いと思われる箇所がリストで表示される

［スペルチェック］をクリック後の画面。問題なければ［1回無視する］もしくは［すべて無視］をクリックする

［表記の揺れ］をクリック後の画面。統一する用語をクリックする

［誤りのチェック］をクリック後の画面。候補から修正内容を選択するか、本文を直接修正する

すべての校正を完了するとダイアログボックスが表示される

［類似性］をクリックするとインターネット上のテキストと類似していないかチェック可能

PowerPointからWordファイルを読み込む

　下準備が完了したので、PowerPointの「アウトラインからスライド」の機能でWordファイルを読み込みましょう。Wordのアウトライン表示で設定したレベルに応じて、スライドが作成されます。以下はタイトルスライドを作成した状態から操作しています。

PowerPointを起動しておく。［ホーム］タブから［新しいスライド］－［アウトラインからスライド］を選択する。［アウトラインの挿入］ダイアログボックスが表示されるので、先ほどのWordファイルを選択する

スライドが一気に作成された

　一気にスライドを作成できましたが、続けてPowerPointで作業するのはNG。修正したい気持ちを抑えて、必要な表やグラフをExcelで用意しましょう。

単純な表もExcelで作成する

　PowerPointにも表作成の機能はありますが、Excelで作業するのが得策でしょう。簡単な表でも後から行列の挿入・削除の作業が発生した時に手間がかかりません。注意点は、PowerPointで装飾するということ。Excelでは、項目と数値の入力のみです。

　Excelの表を選択して［Ctrl］＋［C］キーでコピー、PowerPointに切り替えて［Ctrl］＋［V］キーで貼り付けます。Excelのデータと連動させる［リンク貼り付け］も可能ですが、書式もExcelと連動してしまいます。スライドのデザインを統一させたいなら、単純なコピペが正解です。

単純な表でも、Excelで作成しておこう。行列の追加や削除に対応しやすい

Excelの表をコピー（［Ctrl］＋［C］キー）して、PowerPointに貼り付け（［Ctrl］＋［V］キー）た状態。デザインを調整したくなるがガマンしよう

グラフは当然Excel

　グラフも同様です。PowerPointでグラフを作成する場合、参照するデータを埋め込むか、別ファイルのExcelの表を参照することになります。ならば、グラフ作成が得意なExcelで作成してコピペするのが手っ取り早いです。後からグラフの形式を変えて欲しいなどと指示された場合でも柔軟に対応できます。

PowerPointの機能でグラフを作成するのは効率が悪い

Excelで作成したグラフをコピーしよう

PowerPointにグラフを貼り付けた状態。重なりは気にしなくていい。この後デザインを仕上げていこう