残業を減らす！Officeテクニック
Outlookで大きなファイルを送るスマートな方法 ～35MBの添付制限を回避するには？
共有リンクを挿入する方法いろいろ
2022年3月28日 06:55
昨今では、SNSやグループウェアを使ってチャットしながら仕事を進めることも増えてきました。しかし、メールでのやり取りする機会はあります。資料の送付などはいい例です。
ドラッグして添付するのが一般的ですが、たまにエラーになることがありますよね。Outlookの場合、添付可能なファイルのサイズは35MBに制限されており、以下のようなメッセージが表示されます。
組織によっては35MB以下でも一定のサイズ以上の添付ファイルは拒否する設定がされていることもあります。大きいサイズのファイルの場合、ファイル転送サービスを使う手もありますが、アップロードとダウンロードが面倒です。
そんな時にOneDriveのリンクを使ってみてください。Outlookの画面からは、ローカルにあるファイルを添付する操作と同じようにリンクを挿入できます。
Outlookでの基本操作
まずは基本的な操作から紹介します。メールの作成画面にて［ファイルの添付］－［Web上の場所を参照］の順にクリックしてファイルを選択するだけです。ただし、OneDriveにあらかじめファイルを保存しておきます。
Windows 10/11では、初期設定でOneDriveとの同期を促されるため、お使いのパソコンからOneDriveと同期するフォルダーを閲覧・編集できる方がほとんどでしょう。その場合、Webブラウザーを開かなくてもエクスプローラーでOneDriveと同期するフォルダーにファイルを保存しておけば大丈夫です。
標準の設定では、該当のファイルはOneDrive上で共有されてメールの受信者が編集可能になっています。閲覧のみに変更したい場合は、リンクの［∨］をクリックして［アクセス許可の変更］－［すべてのユーザーが表示可能］を選択してください。
受信したメールにはOneDriveのリンクが挿入され、受信者はいつも通りダウンロードしてファイルを保存可能です。
ファイルをOneDriveへアップロードしてリンクを挿入する
この方法は、リンクを送付したいファイルをローカルにしか保存していない時にお試しください。Outlookの画面にファイルをドラッグして添付した後に、Outlookの画面からOneDriveにアップロードしてリンクを挿入します。
OneDriveから直接メールを送る
OneDriveのWebページを表示した状態からでも共有リンクを生成可能です。ファイルがローカルにない場合に便利です。目的のファイルやフォルダーを選択して［共有］です。チャットなどで共有リンクを伝えたいときなどは［リンクのコピー］ボタンを使うといいでしょう。
身内以外の宛先に、この操作でメールアドレスを入れた後、いきなり［送信］ボタンをクリックしないように気を付けてください。リンクのみが送信され、ビジネスメールとしては角が立ちそうです。試しに自分宛に送信してみれば一目瞭然です。
