毎日使うものは使い勝手を重視したい！チーム運用にも便利なタスク管理ツール「Microsoft To Do」

「Microsoft To Do」

　いつまでに何をしなければいけないのか、今日は何をすべきか。こうしたタスクは記憶だけを頼りにしていると、なかなか思い出しづらいものです。締め切り直前まで忘れていた、またはタスクがあったこと自体を忘れていた……なんてことになりかねません。

　そこで活用したいのがタスク管理ツールなのですが、機能が多すぎて入力が面倒だったり、逆にシンプルすぎて管理しづらかったりで、ツールを使うのすら面倒に感じてしまいます（チーム・グループでタスクを共有するならなおさら）。「ちょうどいい」あんばいのツールはないかと探している方には、ぜひ一度「Microsoft To Do」を試していただきたいですね。

　「Microsoft To Do」の魅力は、機能が一通り揃いつつも、UIがシンプルでとっつきやすいところ。タスクの登録方法は、画面右側の入力欄にタスク名を入力するだけ！　メモ代わりにタスクを残しておきたいときは、ここで終わらせてもOKです。タスクには期限日、アラームなども設定できるので、タスクを見逃したくないときなどに利用しましょう。

入力欄にタスク名を入れるだけで登録できる

タスクが完了したら、チェックボックスをクリックすると、完了済みのタスクとして扱われる

登録したタスクをクリックまたは右クリックすると、期限日やアラーム、メモ、ファイルを設定できる

　“タスクを登録したけれど、今日は何をすればいいんだっけ……”と迷ったら、［今日の予定］→電球アイコンをクリック。すでに期限日を過ぎているタスクや、最近追加したタスクなどがサジェストされるので、今日やっておきたい項目の［＋］をクリックします。これで、今日やるべきことが一覧できます。1日の始まりに済ませておくと、やるべきことが明確になるので、集中してタスクに取り組めます。

［今日の予定］→電球アイコンをクリックした画面

優先順位の高いタスクはドラッグ＆ドロップで移動し、上位表示させておこう

　また、複数の工程を経る大きなタスクは、どこまで終わったのか把握しづらいかと思います。そんなときは、登録済みのタスク→［＋ステップの追加］をクリックして、タスク内に子タスクを増やしましょう。ただ、工程が多すぎるタスクを扱うには、本ツールは力不足。ほかのツールを使ったほうが、効率よくタスクを管理できるかもしれません。

［＋ステップの追加］をクリックするか、タスク名にカーソルした後に［Enter］キーを押すしてタスク内タスクを追加する

タスク内に複数のタスクを登録し、完了した順からチェックを入れよう

　取引先・案件ごとなどにタスクを整理したいときは、「リスト」機能の活用がおすすめ。画面左下の［＋リストの追加］をクリックしてリストを作ると、リスト内にタスクを登録できます。

　画面左側に作成したリストが並び、リスト名をクリックすると、リスト内のタスクが表示されます。ドラッグ＆ドロップでタスクを別のリストへ移すこともできるので、整理の手間はかかりません。また、［今日の予定］の電球アイコンをクリックすると、全リストのタスクがサジェストされます。締め切りが迫っているタスクを見落とす心配もありません。

タスクはドラッグ＆ドラッグでリスト内へ移動できる

　リスト用のURLを発行すれば、複数のユーザーとリストを共有できるうえ、各タスクの担当者を割り当てられるのも魅力です。共有時の操作も機能もわかりやすく、本ツールの使い方をチームメンバーへ教える労力も少ないはず。チームでタスクを簡単に管理しておきたい、というニーズに応えてくれる機能です。

リスト内の人型アイコン（［リンクを共有］）→［招待状のリンクを作成する］をクリックすると、共有用のURLを発行できる

共有したタスクをクリックし、［割り当て先］からタスクの担当者を割り当てておくと、チームの進捗がわかりやすくなる

Androidアプリでウィジェットを利用している画面

　ほかにも、タスクにスターを付けて重要なタスクだけをチェックできるようにしたり、Android/iOSアプリが用意されていたりと、便利な機能が揃っています。細かな進捗の管理は不得手ですが、なるべく手間をかけず、ざっくりタスクを管理したい人にとっては、「Microsoft To Do」はおすすめのツールです。