Microsoft Teamsでスムーズに情報を伝達するには！ チャットの引用返信を使うコツ

「引用返信」で無駄なやり取りを回避しよう

　仕事の連絡手段として、メール以外にもビジネスチャットを利用する機会が増えていますよね。会話形式でテンポ良く話が進めやすく、パソコンのやり取りを引き続きスマートフォンで進めることもできて便利です。

　メールと比較して形式的な文面を省略できる反面、連絡漏れや意思疎通がうまくいかないこともあります。違う話題に切り替わり、以前の質問に対する返信を忘れてしまうこともあるでしょう。「○○の件で～」などと、過去の話題を振り返えったりしていませんか？

過去のチャットを掘り返すと、内容の再確認などのやり取りが発生することがある

　一般的なSNSサービスと同様に、Microsoft Teamsのチャットにも「引用返信」の機能があります。単純な操作ですが、無駄なやり取りを省いてスムーズに連絡できるはずです。

全文引用で返信するメッセージを明確にする

　［返信］の機能だけで無駄なやり取りが省けます。相手の質問への応答には積極的に使うことをおすすめします。応答したいメッセージにマウスポインターを合わせて［返信］を選択するだけです。スマートフォンの場合はメッセージを右方向へスライドすると［返信］できます。

該当のメッセージにマウスポインターを合わせて［返信］をクリックする。［返信］のアイコンが表示されていない時は［…］をクリックする

相手のメッセージが全文引用されて、メッセージが入力できる状態になる。返信の文章を入力して送信する

引用したことがわかるように相手のチャットに表示される

スマートフォンの場合はメッセージを右方向へスライドすると全文引用される

部分的な応答には書式の［引用］を活用する

　長いメッセージに返信する時に全文引用は適しません。また、添付ファイルのあるメッセージを全文引用した場合はファイル名のみが引用されます。書式の［引用］を使って、本文のみを［引用］するのがスマートです。なお、スマートフォンでは書式の［引用］は使えません。

引用したいメッセージの一部をコピーしておく

入力欄に貼り付けて［書式］をクリックする。［Ctrl］＋［Shift］＋［X］キーを押して書式メニューを表示することも可能

書式メニューが表示される。改行を挿入しておくとメッセージの入力時に書式を戻さなくていいので楽

引用したいテキストを選択して［引用］をクリックする。書式は段落に適用されるため、該当の段落にカーソルを移動しておくだけでもいい

メッセージを入力して送信する。［引用］の書式が適用された場合は、自分のメッセージを選択して［引用］をクリックすると書式が戻る

　なお、書式を利用した部分引用のテクニックは、複数人が参加するチーム内でのチャットにてピンポイントに返信する時に効果的です。メンションとあわせて利用するとスムーズにやり取りできるでしょう。

自分のメッセージにも返信可能

　送信済みのメッセージは削除可能ですが、相手には「このメッセージは削除されました」と表示されます。気になる人もいますよね。メッセージの補足や訂正は自分のメッセージに返信することも可能です。

自分のメッセージにマウスポインターを合わせて［…］をクリックする。［返信］をクリックする

自分のメッセージが全文引用される。追加のメッセージを入力して送信する