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Excelで使用済みの項目が非表示になるドロップダウンリストを作る方法

今井孝

2025年3月31日 06:55

1回選んだ項目はドロップダウンリストに入れたくない！

窓の杜から
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　ドロップダウンリストは、一覧から項目を選択・入力できることで操作性が向上し、誤入力の防止にも役立ちます。所属部署や製品カテゴリー、会員ランクなど、表内にあるデータに対して、決まった項目を割り当てて分類する用途が一般的です。

　リストに表示する項目が多い場合は、以前に紹介した大・中・小項目が連動するドロップダウンリストで階層ごとに絞り込む仕掛けを利用することもあるでしょう。

大・中・小項目で項目を絞り込むドロップダウンリスト

　今回は応用的なケースとして、選択済みの項目をリストに非表示にするテクニックを紹介します。例えば、あるプロジェクトに割り当てた人は、ほかのプロジェクトの担当候補には表示させたくない場合や、グループ分けで同一人物を選択できないようにしたい場合などに使えます。

一般的なドロップダウンリスト
元データを参照するリストを用意する
スピルの結果を参照する

一般的なドロップダウンリスト

　ここでは、社員研修の参加者をグループ分けすることを想定します。例えば「青山翔太」を1回選んだら、ほかのドロップダウンリストには表示させないようにしたいと思います。ただ、［氏名］列を参照してドロップダウンリストを作成すると、以下のように繰り返し選択可能な状態になってしまいます。

［氏名］列（セルB3～B22）を参照して、セルF3～J7に入力規則を設定すると、セルB3～B22の値がドロップダウンリストとして表示される

1回選んだ「青山翔太」を間違えて選んでしまう可能性がある

　セルB3～B22の値を参照してドロップダウンリストを作成しているので当然の挙動ですよね。つまり、「1回選んだら」という条件の判定方法がポイントです。

元データを参照するリストを用意する

　1回選んだかどうかは、［氏名］列（セルB3～B22）と入力規則を設定するセル範囲（セルF3～J7）を比較して、重複があるかどうかをチェックすれば判定できます。定番のCOUNTIF関数を使いましょう。以下のような数式になります。

=COUNTIF(F3:J7,B3:B22)<1

　重複がない、つまりカウントが「1未満」であることが条件となります。引数［範囲］と［検索条件］にセル範囲を指定すると、結果はスピルで表示されます。現状ではセルF3～J7は空白なので、すべて「TRUE」と表示されます。条件が満たされていないことを判定するNOT関数を組み合わせて、「NOT(COUNTIF(F3:J7,B3:B22))」としても同じ結果となります。