Excelで大・中・小項目が連動する3階層ドロップダウンリストを簡単に作る方法

上の階層に連動するドロップダウンリストは簡単に作れる

　ボタンをクリックするとリストが展開される仕掛けは、日常的によく使いますよね。「ドロップダウンリスト」や「プルダウンリスト」と呼ばれ、以下の例では、選択したカテゴリに限定して検索できるようになります。

ある項目にぶら下がるリストを選択する仕掛けは、Webサイトなどでもよく使われる

　このようなドロップダウンリストはExcelでも作成可能です。［データの入力規則］ダイアログボックスにリストの項目を指定するのが最も簡単。セルに［▼］ボタンが表示されて、リストから項目を選択できるようになります。

分類として「個人」と「法人」のどちらかを選択できるように、ドロップダウンリストを作成した

［▼］をクリックするとリストが表示される

　入力の手間も省けてミスも防ぐことができますが、同じ発想で「カテゴリ」と「担当」のドロップダウンリストを作ると、以下のようになってしまいます。

カテゴリの［▼］をクリックした。「個人」「法人」の分類によらず、すべてのカテゴリのリストが表示されている

担当の［▼］をクリックした。カテゴリに関係なく担当者全員のリストが表示されている

　不必要なリストが表示されて使いにくい状態です。例えば、分類が「個人」なら「サービス」「ソフトウェア」「ハードウェア」、カテゴリが「サービス」なら、担当する人のみを表示したいですよね？

　難易度高めと言われる“連動する”ドロップダウンリストですが、コツさえつかめば大丈夫です。今回は、大項目→中項目→小項目と絞り込める3階層のドロップダウンリストの作り方を紹介します。

大項目のドロップダウンリストを用意する

　大項目のドロップダウンリストは、項目の直接指定が簡単です。項目数が多い場合は、あらかじめセルに項目を用意しておき、セル範囲を指定する方法もあります。

セル範囲を選択して［データ］タブにある［データの入力規則］をクリックする

［データの入力規則］ダイアログボックスが表示される。［入力値の種類］から［リスト］を選択して、［元の値］に「個人,法人」と入力する。「,」は半角で入力する。［OK］をクリックする

セルの右側に表示された［▼］をクリックするとリストを確認できる

セル範囲に名前を付ける

選択範囲から名前を付ける

　セル範囲を参照するために「名前」を付けておきます（詳しくは後述）。ここでは「分類」に2つ、「個人」と「法人」に3つずつのリストが必要なので、まとめて名前を付けてしまいましょう。離れたセル範囲を選択するときは［Ctrl］キーを押しながらドラッグです。

「分類」の2つ、「個人」と「法人」の3つのセル範囲を［Ctrl］キーを押しながら選択しておく。［数式］タブにある［選択範囲から作成］をクリックする

［上端行］にチェックを付ける。［OK］をクリックすると［選択範囲から名前を作成］ダイアログボックスが閉る。画面に変化はないが、名前は付けられているので問題ない

「名前」とは？

　「名前」を付けることで、特定のセル範囲を指し示すことが可能になります。上記の手順によって「個人」「法人」「サービス」「ソフトウェア」「ハードウェア」「運用」「システム」「ご相談」と8つの名前が付けられました。

　例えば「=個人」と入力することで、セルG3～G5（$G$3:$G$5）を指定したことになります。名前は数式でも利用でき、この後に利用するINDIRECT関数で指定するために、名前を付けておいたわけです。［名前の管理］ダイアログボックスから、現在付けられている「名前」を確認できます。

［数式］タブにある［名前の管理］をクリックする

［名前の管理］ダイアログボックスで、現在付けられている名前を確認できる。［閉じる］をクリックする

セルに「=個人」と入力してみる

「個人」という名前の指すセルG3～G5（$G$3:$G$5）の値が表示される

中項目のドロップダウンリストを作成する

INDIRECT関数を利用する

　中項目のドロップダウンリストも［データの入力規則］ダイアログボックスを利用しますが、［元の値］に入力するINDIRECT関数がポイントです。「=INDIRECT(C2)」と入力すると、セルC2の値（個人）を参照して、「個人」が示す参照（$G$3:$G$5）を返すという意味になります。

セル範囲を選択して［データ］タブの［データの入力規則］をクリックしておく。［入力値の種類］は［リスト］を選択、［元の値］に「=INDIRECT(C2)」と入力する。セルC2の値（個人）が示す参照が返される。［OK］をクリックする。

大項目に応じたカテゴリのリストが表示できるようになる。セルD2では「個人」に含まれる「サービス」「ソフトウェア」「ハードウェア」が表示される

セルD4では「法人」に含まれる「運用」「システム」「ご相談」が表示される

INDIRECT関数とは？

　INDIRECT関数は、引数に指定した“文字列が指す参照を返す”関数です。構文は「=INDIRECT(参照文字列)」となります。セルに入力してみましょう。

　「=INDIRECT(C2)」はセルC2の値、つまり「個人」が指す参照（$G$3:$G$5）を返すので、結果として「サービス」「ソフトウェア」「ハードウェア」が表示されます。セルC2の値が「法人」に切り替われば、参照は「$H$3:$H$5」になります。

セルに「=INDIRECT(C2)」と入力してみる

セルC2の値（個人）が指す参照先（$G$3:$G$5）の「サービス」「ソフトウェア」「ハードウェア」が表示される

小項目のドロップダウンリストを作成する

　3階層目の小項目のドロップダウンリストは、2階層目の中項目と同じ考え方ができます。カテゴリに応じた担当を表示するため、セルE2からの参照先をセルD2に指定するだけです。

　［データの入力規則］ダイアログボックスに「=INDIRECT(D2)」と指定しても構いませんが、［データの入力規則］はコピー＆ペーストできるので、セルD2をそのままセルE2にコピペします。

セルD2をコピーして、セルE2に貼り付けた。セルD2の内容が表示されているが、気にしなくていい

［データの入力規則］ダイアログボックスを表示して確認してみよう。［データ］タブの［データの入力規則］をクリックする

セル参照がずれて［元の値］の数式が「=INDIRECT(D2)」となっていることがわかる。［OK］をクリックして、ダイアログボックスを閉じておく

セルE2をオートフィルでコピーする

中項目に応じた担当のリストが表示できるようになる。セルE2では「サービス」に含まれる「赤川」「太田」「白石」が表示される

セルE3では「ソフトウェア」に含まれる「二村」「松尾」「角井」「安田」が表示される

項目名が重複する場合の対処法

　最後に項目名が重複する場合の対処法を紹介します。例えば「個人」と「法人」に同じ名称の「サービス」という項目があるとしましょう。この場合、どちらの「サービス」なのか区別できません。

　文字列を連結した新しい「名前」を用意して、小項目のドロップダウンリストでは連結した文字列をINDIRECT関数に指定します。

「個人」と「法人」に「サービス」という同じ項目がある。小項目のドロップダウンリストで区別できるように、文字列を連結した項目名を用意する。セルG9に「=$G$7&G8」と入力してセルI9までコピー。セルG17に「=$G$15&G16」と入力してセルI17までコピーした

新しいセル範囲で「名前」を付ける

小項目のドロップダウンリストを設定するセル範囲を選択して［データの入力規則］ダイアログボックスを表示する。［元の値］に「=INDIRECT(C2&D2)」と入力する。セルC2とD2を連結した文字列を参照するという意味になる。［OK］をクリックする

中項目のカテゴリは選択し直しておく。［個人］－［サービス］の担当がリストで表示される

［法人］－［サービス］の担当がリストで表示される