いまさら聞けないWindows 10のTips
第230回「OneDrive」を使った文書共有の落とし穴 ～まさか“編集許可”でリンク送信してないよね？
2018年4月9日 06:45
「OneDrive」で文書を共有する際の注意点
「Word」や「Excel」で作成した文書を「OneDrive」で共有！
とても便利な機能ですが、誰と共有する場合でも無意識に“編集許可”のままリンクを送信していませんか？
Windows 10の場合、エクスプローラーでファイルを右クリックして［OneDrive リンクの共有］から作成したリンクは、標準では“編集許可”に設定されています。
このため、うっかり相手に“編集許可”のリンクを送ると、Webブラウザーからファイルの原本を編集され、重要な数値が書き換えられしまうことにもなりかねません。
重要なファイルは、必ず編集を禁止した状態でファイルを共有するようにすると安心です。
ブラウザーで「OneDrive」にアクセスしてファイルを共有すると、共有のオプションを細かく設定できます。
ファイルの右上のチェックマークをクリック後、メニューから［共有］を選択して、共有のオプションを設定しましょう。標準でONになっている［編集を許可する］のチェックマークを外せば、リンクをクリックした相手は、ファイルをダウンロードすることはできますが、表示した原本を編集することはできません。
なお、エクスプローラーから、［その他のOneDrive共有オプション］を選択することでも、共有のオプションを設定できますが、「Word」や「Excel」のファイルの場合、この方法で表示すると、自動的に「Word Online」や「Word Online」でファイルが開かれた状態で表示されます。
こちらで共有する場合は、［リンクの取得］メニューから［表示のみ］を選択することで、編集を禁止したリンクを取得しましょう。
共有の方法はいろいろありますが、とにかく無条件に編集を許可するのではなく、相手によって編集権限を選択することが重要です。
このほか、編集許可の設定に加えて、リンクの有効期限を設定することもできます。一定期間だけダウンロードさせたいときなども、ブラウザーから共有するといいでしょう。
ただし、期限の設定は、「OneDrive」のプレミアムプランへの加入が必要となり、「Office 365」のサブスクリプションを利用すると、期間を設定できるようになります。
