新社会人よ、「Excel」の印刷プレビューを信じてはいけない……じゃぁ、どうすれば？

新社会人よ、「Excel」の印刷プレビューを信じてはいけない

　読者の中にも4月から社会人という方が多いかと思いますが、ちょっと前、そんな方々へ贈る教訓が「Twitter」で話題になっていました。

4月から新社会人になる皆様、下記は信用してはいけません
・面接時の「新しい風を吹き込んでほしい」
・先輩の「何でも質問してね」
・Excelの印刷プレビュー

— みけぽん@くま㌠ (@mikeponjp)March 12, 2022

　面接官の「新しい風を吹き込んでほしい」、先輩の「何でも質問してね」、「Excel」の印刷プレビュー……確かに、この3つに騙された人は枚挙にいとまがありません。私自身、何度か痛い目を見ました。

　「新しい風を吹き込んでほしい」っていうくせに、こっちの提案は聞いてくれないし、「何でも質問してね」と優しかった先輩にわからないことを聞きに行くと「あ"？　忙しいんだけど？」といった態度で迎えられる。そして、 「Excel」の印刷プレビューは平気でウソをつく 。

　でも、面接官や先輩の言葉はどうにもならないにしても、「Excel」の印刷プレビューがウソをつく問題はなんとか工夫で解決できないものでしょうか。

　このツイートにはいろんな意見が寄せられていましたが、個人的にはこのツイートで紹介されている「一旦PDFドキュメントとして保存してから印刷する」方法が一番確実かなと思いました。

F外失。仕事で、Excelの印刷プレビュー見て「ヨシ！」って印刷ボタン押して出てきたモノは全然違う仕上がりで即シュレッダー行き。上司に「紙代が無駄」と咎められるところまでセットです。慌てず焦らず、一旦PDFで保存からの印刷が最も安全なので皆さんもお気を付けください。

— 𝒍𝒂𝒉𝒂𝒊𝒏𝒂 (@RMX3393_ru)March 13, 2022

　最近のWindowsには「Microsoft Print to PDF」という仮想プリンターが標準で搭載されており、「Excel」でも利用できます。このプリンターで印刷すると「Excel」シートをPDFドキュメントとして保存できるのですが、PDFドキュメントならば印刷の再現性に問題はないはず。PDFドキュメントを印刷する際にちゃんとプレビューを確認し、目的のページだけ印刷すれば、印刷用紙を無駄にせずに済みます。

「Microsoft Print to PDF」という仮想プリンターで「Excel」シートを印刷

「Excel」シートをPDFドキュメントとして一旦保存

保存したPDFドキュメントを開いて印刷

プレビューを確認し、目的のページだけ印刷

　ちょっとひと手間かかるので面倒ですが、エコの仕事をするならこの方法が最善でしょうか。もっと簡単な方法があるよって方は、ぜひ編集部までご一報ください。

　あと、そもそも「Excel」は紙に印刷する資料を作るためのツールじゃないです。「Excel」の印刷プレビューに頼るワークフローは、少しずつ改善していくべきでしょう。新社会人の方にはぜひ、こうした旧弊に新しい風を吹き込む存在になってほしいと思います。