意外と知らないChromeのTips

【Gmail】メールが多すぎて必要なメールが見付からない！メールを自動で整理するテクニック

今井孝

2019年4月2日 06:45

［受信トレイ］のメールあふれを解消！

Gmailのラベルを設定した例

　Chromeと同様、Gmailを常用している方も多いだろう。しかし、ログインして手軽に利用できるだけに、初期設定のまま使っていて不自由を感じていないだろうか。いつもの使い方に固執せずに、設定の見直しや便利な機能に触れてみてはいかがだろうか。新春企画として、Gmailの基本テクニックを紹介したい。今回は、［受信トレイ］のメールあふれを自動で解消できるフィルターとラベルの見直しだ。

フィルターの作成と同時にラベル付けする

　Gmailにはメールを“フォルダー分け”する概念がないことを知っておこう。任意の名前で“ラベル”を付けてメールを整理するのが特徴だ。作成済みのラベルを個々のメールに付けることも可能だが、手動で操作するのは面倒だ。ここでは、条件に一致するメールをフィルターで抽出してからラベルを付ける方法を紹介する。設定後はラベルの追加とメールの振り分けが自動的に処理される。

メール検索欄の右端にある▼をクリックして検索条件を指定しよう。ここでは［From］に「amazon.co.jp」と指定した。［検索］ボタンをクリックすると条件に一致するメールが抽出される。最初から条件を“詳細に指定しない”のがポイントで、意図しないメールが検索にヒットするようであれば随時、［件名］［含む］［含まれない］などを指定して精度を上げる。

意図した検索結果になったら、もう一度検索欄の右端にある▼をクリックして、［フィルタを作成］をクリック

［ラベルを選択］の▼をクリックして［新しいラベル］をクリックする。

任意のラベル名を指定する。作成済みのラベルにぶら下げたければ、［次のラベルの下位にネスト］をONにする

［ラベルを付ける］がONになった。ここでは、該当のメールを受信したらすぐに振り分ける（アーカイブする）ように［受信トレイをスキップ（アーカイブする）］もONにする。受信済みのメールも処理するなら［〇件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。］をONにする

作成したラベルはGmailの画面左側に表示される。

　これで設定は完了だ。以降は受信した該当メールが自動的にラベル付けされて振り分けられる。

フィルターを編集する

　作成したフィルターは、Gmailの［設定］画面から編集可能だ。Gmailの画面右上にある歯車のアイコンから［設定］を選択し、［フィルタとブロック中のアドレス］タブをクリックすると、先ほど設定したフィルターが表示される。ここでは、作成済みのフィルターに条件を追加して更新してみる。

［フィルタとブロック中のアドレス］タブに表示されているフィルターの右側の［編集］をクリック

［From］に差出人を追加してみる。“ OR rakuten.co.jp”と入力。「OR」の前後に半角スペースを挿入することを忘れずに。［検索］ではなく、［続行］をクリック

その他の項目は変更せずに［フィルタを更新］をクリック

　1つのフィルターから追加できるラベルは1つのみだ（2019年3月現在）。自動的に複数のラベルを付けたいときは、同じ条件で違うラベルを指定しよう。

ラベルを整理する

　作成済みのラベルは［設定］－［ラベル］タブで確認可能。必要のないラベルは非表示にしておくのが無難だ。ラベルを削除しても、メールが削除されるわけではないので問題ないのだが、「ラベル」がなくなってしまうと、いざ該当のメールを探すのに苦労する。また、フィルターとラベルは別の設定のため、ラベルを削除してもフィルターが残っていると、意図しない動作に悩まされることにもなり得る。

［編集］からラベル名を編集可能。［ラベルリストに表示］は画面左側にラベルを表示するかどうか、［メールリストに表示］はメール一覧（メールリスト）にラベルを表示するかどうかの設定だ

　1つのメールに対して複数のラベルを付けたり、複数の階層にラベルをネストしたりすることも可能だ。好みが分かれるところだが、あまりに細かくラベルを設定しない方が使い勝手がいい。例えば、取引先や案件などの単位で管理するとわかりやすいだろう。