いまさら聞けないExcelの使い方講座
【Excel】エクセルのXLOOKUP関数とテーブル機能を組み合わせると作業効率がアップ！
2021年7月28日 06:55
データが増えるたびに数式を変更するのが面倒！
普段の業務で、大量のデータの中から目的のデータを探したり、検索したデータをセルに入力したりする際に、関数を使ってサッとできたら効率的ですよね。
VLOOKUP関数の改良版として登場したXLOOKUP関数は、大量のデータの中から検索条件を満たすデータを取り出して表示してくれる、たいへん便利な関数です（Microsoft 365版のExcelでのみ使用可能）。
前回の記事では、次のような［請求書］シート（①）と［商品カタログ］シート（②）が保存された［請求書］ブックの例を使い、［請求書］シートのA列に入力した「商品番号」（③）をもとに、［商品カタログ］シートの「商品カタログ」（④）から必要な情報を抜き出して、B列に表示する（⑤）方法を解説しました。
このような例で、「商品カタログ」に新しいデータが追加された場合、どうすればいいでしょうか。例として、［商品カタログ］シートの13行目（⑥）に新しいデータが追加された場合を考えてみます。
現在、［請求書］シートのセルB9には「=XLOOKUP(A9,商品カタログ!$C$4:$C$12,商品カタログ!$A$4:$A$12)」（⑦）という数式が入力されていますが、セル範囲「$C$4:$C$12」やセル範囲「$A$4:$A$12」を参照している箇所を、それぞれセル「C13」やセル「A13」まで参照するように書き直さなければなりません。
このようなとき、XLOOKUP関数が参照する「商品カタログ」の表をテーブルに変換しておくと便利です。テーブルに変換しておけば、［商品カタログ］シートの13行目に新しいデータが追加されても、［請求書］シートのB列に入力した数式を変更しなくてもよくなります。
今回は、テーブルの機能とXLOOKUP関数を組み合わせて便利に活用する方法を解説します。なお、XLOOKUP関数だけでなく、VLOOKUP関数でも利用できるテクニックです。VLOOKUP関数を使っている人も、ぜひ読んでくださいね。
数式で参照する表をテーブルに変換してみよう
先ほどの例で、［請求書］シートのB列に入力された数式が参照している範囲（［商品カタログ］シートのセル範囲「A3:C12」）をテーブルに変換してみましょう。
表内のいずれかのセルを選択（①）した状態で、［挿入］タブ（②）→［テーブル］（③）をクリックします。
すると、［テーブルの作成］ダイアログボックスが表示されます。テーブルに変換するデータ範囲が自動的に認識されるので、正しく入力されていること確認します（④）。また、［先頭行をテーブルの見出しとして使用する］のチェックマーク（⑤）がONになっていることを確認して、［OK］（⑥）をクリックします。
これで、数式で参照する表「商品カタログ」をテーブルに変換できました（⑦）。
では、この「商品カタログ」表の最後に新しいデータを追加してみます。13行目にデータを入力して［Enter］キーを押すと、テーブルが拡張され、自動的に他のセルと同じ書式が設定されます（⑧）。
［請求書］シートに戻りましょう。セルA9の値を、先ほど新しく追加したデータの商品番号「C102」（⑨）に書き替えてみます。値を入力できたら［Enter］キーを押します。
すると、セルB9には「C102」に紐づいた商品名「ファイルボックス B5 10個セット」（⑩）が表示されましたね。数式を見てみると「=XLOOKUP(A9,商品カタログ!$C$4:$C$13,商品カタログ!$A$4:$A$13)」（⑪）となっています。参照する範囲が自動的に拡張されていることがわかりますね。
これなら、「商品カタログ」のデータが増えるたびに、XLOOKUP関数の数式を変更する必要はありませんね。
テーブルに変換しておけばデータが増えても安心！
今回は、テーブルの機能とXLOOKUP関数を組み合わせて便利に活用する方法を解説しました。XLOOKUP関数で参照する範囲をテーブルにすると良い理由をわかってもらえたのではないでしょうか。このように、表をテーブルに変換すると、仕事の効率が格段に上がることが多いです。ぜひ試してみてくださいね。