いまさら聞けないExcelの使い方講座
【Excel】忘れちゃいけない表作成の基本！ 使いこなせば圧倒的な時短に
2023年4月19日 06:55
表作成に必須の基本機能を覚えておこう
集計表やチェックリストなど、Excelを使って表作成することは多いでしょう。既存の表を作り替えることもありますよね。新入社員なら、研修レポートをExcelでまとめて提出するように指示されたりして……。資料の作成時間や仕上がりからパソコンのスキルをチェックされているかもしれません。
今回は表作成によく使う機能をまとめました。基本的な機能を侮ってはいけません。組み合わせれば圧倒的な時短効果が期待できます。前回紹介したショートカットとあわせて覚えておくと効率的に作業できますよ。
行列を入れ替えて貼り付け
左端の列と上端の行に見出しがある表の行列（縦横）を入れ替えたいことがたまにあります。たまにしか使わないので忘れがちですが、セルをひとつずつコピペしてはいけません。貼り付け時のオプションとして用意されている［行/列の入れ替え］の機能を知っておきましょう。入力済みの数式のセル参照も自動的に修正されるので時短効果“大”です。
セルの書式は［セルの書式設定］で整える
先ほどの行列を入れ替えて貼り付けた表は、書式がバラバラになってしまっています。効率的に整えるには［セルの書式設定］ダイアログボックスが便利です。［Ctrl］＋［1］キーで呼び出せます。表の体裁として気になるのはセルの背景色と罫線なので、［罫線］タブと［塗りつぶし］タブをうまく使いましょう。
セルの書式を消去する際、［ホーム］タブにある［クリア］－［書式のクリア］を使う操作は注意が必要です。日付やパーセントスタイルなどのセルの表示形式もまとめて“クリア”されてしまうので余計に手間がかかることがあります。この例では、桁区切り記号とパーセントスタイルも消去されてしまいます。
空白セルをまとめて選択＆データの一括入力
表中に含まれる空白セルを選択する際、［Ctrl］キーを押しながら何度もクリックしていませんか？ クリックし間違えたりすることもありますよね。そもそも空白セルの数が多いとクリックし続けるのにも嫌気がさします。［ジャンプ］ダイアログボックスから［選択オプション］を使いましょう。
選択した空白セルにデータを一括入力するテクニックも覚えておきましょう。複数の空白セルが選択された状態のままデータを入力して［Ctrl］＋［Enter］キーを押します。
セル内の改行を削除する
セルの文字列を入力中に［Alt］＋［Enter］キーで改行できますが、複数のセルに含まれる改行をまとめて削除する方法は知っていますか？ ［検索と置換］ダイアログボックスで［Ctrl］＋［J］キーを押す定番のテクニックです。
［検索する文字列］の入力欄を選択して［Ctrl］＋［J］キーを押すと、改行コードを示す「,」のような記号が表示されます。［置換後の文字列］は空白のまま置換することで、改行を削除できるわけです。
「テーブル」の利用も検討する
データベースのように扱う表を作成する場合は「テーブル」の機能の利用も検討しましょう。テーブルに変換することで、表をひとつのまとまりとして扱えるようになります。デザインの一括指定やフィルターボタンの表示のほか、テーブル名を参照することで数式を簡略化することも可能です。
テーブル中のセルに数式を入力すると、同じ列（フィールド）のセルには、数式が一括で入力されます。なお、数式の入力中に「=[@単価]*[@個数]」などと表示されることがありますが、これは「構造化参照」と呼ばれる参照方式で、テーブル中の列（フィールド）を示す表現方法なので問題なく正しい結果が表示されます。
ずっと利用する基本の操作を覚えておこう
データの手入力やコピペを繰り返すのは非効率的ですよね。今回紹介したテクニックは、Excelを使ううえで避けられない操作ばかりです。ぜひ使いこなしてください。