残業を減らす!Officeテクニック

紙だけでファイルはない!? スマホをスキャナー代わりに紙資料をデータ化する技

OCRが可能な「Officeアプリ」はWord文書への変換のほか、表認識も可能

 プリントされた「紙」はあるけどデータがない! ってことが結構ありますよね。また、新聞や雑誌に掲載されている表をデータ化したい時なども、いちいち手入力するのは面倒です。スキャナーを使うのもいいですが、スマートフォンの「Officeアプリ」を使ってみてください。

 Officeアプリは、Word、Excel、PowerPointのアプリを統合したアプリです。単体のアプリを複数インストールするよりもデバイスのデータ容量を節約できます。

 操作は写真を撮るだけ。OCR(Optical Character Recognition)の機能で文字認識も可能なので、「紙」の情報を一発でデータ化できます。スキャナー機能に特化したアプリはほかにもありますが、無償でスキャンとOCR機能が使えるのはかなりお得です。

データの範囲は自動認識される

 Officeアプリにて撮影→データ化の操作に悩むことはないでしょう。撮影する環境によって精度は異なりますが、最初から手入力するよりは効率的です。紙面とカメラを並行にして、明るい環境で撮影するのがポイントです。なお、撮影済みの写真からデータ化することもできます。

Officeアプリを起動し、画面下部の[+]をタップする
表示されたメニューから[スキャン]をタップする
画面下部中央の白いボタンをタップして撮影する。画面下部のメニューは被写体に応じて切り替える。[ドキュメント][写真][ホワイトボード]から選択できるが、標準の[ドキュメント]でほぼ問題ない。右上のアイコンからフラッシュの制御の指定。[オート][オン][オフ]から選択可能。撮影済みの写真を選択したい場合は、画面左下のアイコンをタップする
自動認識された範囲はドラッグして変更可能だ。矩形がゆがんでいても補正されるので、被写体の枠に合わせる。問題なければ右下の[確認]をタップする
右上の[オプション]をタップする
ここでは[Word]を選択する。ここでは保存先にOneDriveを選択した。[フォルダーの変更]でOneDrive上の保存先フォルダーを変更できる。設定できたら下方向へフリックしてオプションの画面を閉じる
[完了]をタップする
保存した文書が開く。左上の[<]をタップするとホーム画面に戻る
パソコンのWebブラウザーで開いても編集できる。もちろん、Wordドキュメントとしてダウンロードも可能だ

 オプションで保存形式を指定しないと、画像として保存されるので注意してください。PDFに変換したい場合は、[PDF]を選択して操作を続けます。

Excelの「表」に変換する

 表組みのデータを直接Excelで保存したい場合は、メニューから[Excel]を選択してスキャンします。撮影後の範囲指定は先ほどの操作と同じです。

[+]をタップしてメニューを表示しておく。[Excel]をタップする
[テーブルのスキャン]をタップする
範囲範囲を調整できたら[確認]をタップする
赤いセルは認識に問題がありそうな個所だ。[開く]をタップすればExcelが起動するので調整しておく