残業を減らす!Officeテクニック
紙だけでファイルはない!? スマホをスキャナー代わりに紙資料をデータ化する技
OCRが可能な「Officeアプリ」はWord文書への変換のほか、表認識も可能
2022年4月25日 06:55
プリントされた「紙」はあるけどデータがない! ってことが結構ありますよね。また、新聞や雑誌に掲載されている表をデータ化したい時なども、いちいち手入力するのは面倒です。スキャナーを使うのもいいですが、スマートフォンの「Officeアプリ」を使ってみてください。
Officeアプリは、Word、Excel、PowerPointのアプリを統合したアプリです。単体のアプリを複数インストールするよりもデバイスのデータ容量を節約できます。
操作は写真を撮るだけ。OCR(Optical Character Recognition)の機能で文字認識も可能なので、「紙」の情報を一発でデータ化できます。スキャナー機能に特化したアプリはほかにもありますが、無償でスキャンとOCR機能が使えるのはかなりお得です。
データの範囲は自動認識される
Officeアプリにて撮影→データ化の操作に悩むことはないでしょう。撮影する環境によって精度は異なりますが、最初から手入力するよりは効率的です。紙面とカメラを並行にして、明るい環境で撮影するのがポイントです。なお、撮影済みの写真からデータ化することもできます。
画面下部中央の白いボタンをタップして撮影する。画面下部のメニューは被写体に応じて切り替える。[ドキュメント][写真][ホワイトボード]から選択できるが、標準の[ドキュメント]でほぼ問題ない。右上のアイコンからフラッシュの制御の指定。[オート][オン][オフ]から選択可能。撮影済みの写真を選択したい場合は、画面左下のアイコンをタップする
オプションで保存形式を指定しないと、画像として保存されるので注意してください。PDFに変換したい場合は、[PDF]を選択して操作を続けます。
Excelの「表」に変換する
表組みのデータを直接Excelで保存したい場合は、メニューから[Excel]を選択してスキャンします。撮影後の範囲指定は先ほどの操作と同じです。