残業を減らす！Officeテクニック

紙だけでファイルはない!? スマホをスキャナー代わりに紙資料をデータ化する技

OCRが可能な「Officeアプリ」はWord文書への変換のほか、表認識も可能

今井孝

2022年4月25日 06:55

　プリントされた「紙」はあるけどデータがない！　ってことが結構ありますよね。また、新聞や雑誌に掲載されている表をデータ化したい時なども、いちいち手入力するのは面倒です。スキャナーを使うのもいいですが、スマートフォンの「Officeアプリ」を使ってみてください。

　Officeアプリは、Word、Excel、PowerPointのアプリを統合したアプリです。単体のアプリを複数インストールするよりもデバイスのデータ容量を節約できます。

　操作は写真を撮るだけ。OCR（Optical Character Recognition）の機能で文字認識も可能なので、「紙」の情報を一発でデータ化できます。スキャナー機能に特化したアプリはほかにもありますが、無償でスキャンとOCR機能が使えるのはかなりお得です。

データの範囲は自動認識される

　Officeアプリにて撮影→データ化の操作に悩むことはないでしょう。撮影する環境によって精度は異なりますが、最初から手入力するよりは効率的です。紙面とカメラを並行にして、明るい環境で撮影するのがポイントです。なお、撮影済みの写真からデータ化することもできます。

Officeアプリを起動し、画面下部の［＋］をタップする

表示されたメニューから［スキャン］をタップする

画面下部中央の白いボタンをタップして撮影する。画面下部のメニューは被写体に応じて切り替える。［ドキュメント］［写真］［ホワイトボード］から選択できるが、標準の［ドキュメント］でほぼ問題ない。右上のアイコンからフラッシュの制御の指定。［オート］［オン］［オフ］から選択可能。撮影済みの写真を選択したい場合は、画面左下のアイコンをタップする

自動認識された範囲はドラッグして変更可能だ。矩形がゆがんでいても補正されるので、被写体の枠に合わせる。問題なければ右下の［確認］をタップする

右上の［オプション］をタップする

ここでは［Word］を選択する。ここでは保存先にOneDriveを選択した。［フォルダーの変更］でOneDrive上の保存先フォルダーを変更できる。設定できたら下方向へフリックしてオプションの画面を閉じる

［完了］をタップする

保存した文書が開く。左上の［＜］をタップするとホーム画面に戻る

パソコンのWebブラウザーで開いても編集できる。もちろん、Wordドキュメントとしてダウンロードも可能だ

　オプションで保存形式を指定しないと、画像として保存されるので注意してください。PDFに変換したい場合は、［PDF］を選択して操作を続けます。