残業を減らす！Officeテクニック
Microsoft Teamsは使いづらい？ でも共同作業には欠かせないその使い方をおさらい
2022年11月28日 06:55
この数年、対面で打ち合わせをする機会が減りましたよね。「○○の件について相談したい」と言った人も、言われた人も、Webミーティングだと思っている節があります。代表的なツールは、「Zoom」と「Google Meet」ですが、これらはビデオ会議が主な使い道。中長期で決まったメンバーとやり取りするときは物足りません。
チャット、ビデオ会議、音声通話、予定表やファイルの共有など、仕事で使う機能がまとめられた「グループウェア」を利用することが多いと思います。グループウェアの2強は「Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）」と「Slack（スラック）」でしょう。ただ、1日あたりの利用者は「Teams」が圧倒的多数。Windows 10/11に初期インストールされているだけありますね。
利用者の多いツールですが、主催者と参加者の違いや、チームでのファイルの扱い、グループ通話など、「使ってはいるけどよくわからない」ところを数回にわたって振り返ってみたいと思います。
個人用と組織用のTeams
今使っているTeamsが「何向け」なのかを意識することは少ないと思いますが、個人用と組織用の2種類があります。簡単に言えば無償版と有償版のこと。個人でもMicrosoft 365の契約者は高機能なTeamsを使えます。画面を見比べてみましょう
画面左のアイコンの数が違いますよね。どちらも利用頻度の高いチャットとビデオ通話を利用可能。プロジェクトやサークルなどの単位を管理する「チーム」を運用できるかどうかや、予定表の作成やアプリ追加の可否などが大きな違いです。
手軽な連絡手段として、無料版でも問題はありませんし、Teamsを業務利用する組織なら、ビジネスアカウントを契約しているでしょう。無料版の人は主催者の作成した「チーム」に招待してもらえばいいのです。まずは違いがあることを知っておいてください。
チームの作成とメンバーの招待
パソコンの起動が遅くてアンインストールした。という人以外、すでにTeamsはインストールされているはずです。もし［スタート］メニューに「Microsoft Teams」がなければ、Microsoftの公式サイトから入手しておきましょう。ここでは「チーム」を新規作成して、外部のメンバーを追加してみます。
新規にチームが作成されたことを確認してください。チーム名の右側にある［…］からチームの管理やメンバーの追加が可能です。
招待されたメンバーが行なう操作
チームへ招待されたメンバーにはメールが届きます。メールに記載されたリンクからチームに参加すると、新しくTeamsのウィンドウが開きます。
WebブラウザーでTeamsを使う
Microsoft TeamsのWebサイトにサインインして、Webブラウザーで利用することも可能です。
デスクトップ版のTeamsアプリにサインインできない、参加したはずのチームのウィンドウに切り替えられないという話をたまに聞きます。個人用はデスクトップ、参加しているチームはWebブラウザーのように使い分けてもいいでしょう。操作性はほぼ同じです。サインイン時に表示名を指定できるメリットもあります。
