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Microsoft Teamsは使いづらい? でも共同作業には欠かせないその使い方をおさらい

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

 この数年、対面で打ち合わせをする機会が減りましたよね。「○○の件について相談したい」と言った人も、言われた人も、Webミーティングだと思っている節があります。代表的なツールは、「Zoom」と「Google Meet」ですが、これらはビデオ会議が主な使い道。中長期で決まったメンバーとやり取りするときは物足りません。

 チャット、ビデオ会議、音声通話、予定表やファイルの共有など、仕事で使う機能がまとめられた「グループウェア」を利用することが多いと思います。グループウェアの2強は「Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)」と「Slack(スラック)」でしょう。ただ、1日あたりの利用者は「Teams」が圧倒的多数。Windows 10/11に初期インストールされているだけありますね。

「Microsoft Teams」には、チャット、ビデオ会議、音声通話、予定表やファイルの共有など、仕事で使う機能がまとめられている

 利用者の多いツールですが、主催者と参加者の違いや、チームでのファイルの扱い、グループ通話など、「使ってはいるけどよくわからない」ところを数回にわたって振り返ってみたいと思います。

個人用と組織用のTeams

 今使っているTeamsが「何向け」なのかを意識することは少ないと思いますが、個人用と組織用の2種類があります。簡単に言えば無償版と有償版のこと。個人でもMicrosoft 365の契約者は高機能なTeamsを使えます。画面を見比べてみましょう

個人用のTeamsの画面
組織用のTeamsの画面

 画面左のアイコンの数が違いますよね。どちらも利用頻度の高いチャットとビデオ通話を利用可能。プロジェクトやサークルなどの単位を管理する「チーム」を運用できるかどうかや、予定表の作成やアプリ追加の可否などが大きな違いです。

 手軽な連絡手段として、無料版でも問題はありませんし、Teamsを業務利用する組織なら、ビジネスアカウントを契約しているでしょう。無料版の人は主催者の作成した「チーム」に招待してもらえばいいのです。まずは違いがあることを知っておいてください。

チームの作成とメンバーの招待

 パソコンの起動が遅くてアンインストールした。という人以外、すでにTeamsはインストールされているはずです。もし[スタート]メニューに「Microsoft Teams」がなければ、Microsoftの公式サイトから入手しておきましょう。ここでは「チーム」を新規作成して、外部のメンバーを追加してみます。

主催者の操作。画面左側のアイコンから[チーム]を選択。[チームに参加、またはチームを作成]をクリックして、[チームを作成]をクリックする
[最初から]をクリック
[プライベート]を選択する。説明の通りだが、[パブリック]は同じ組織の人が自由に参加できるチーム、[組織全体]は組織内の人が自動的にチームに参加する
ここではメンバーの追加をスキップする

 新規にチームが作成されたことを確認してください。チーム名の右側にある[…]からチームの管理やメンバーの追加が可能です。

チーム名の右側にある[…]をクリックして、[メンバーを追加]をクリックする。複数人をまとめて追加したい場合は、画面左下の[ユーザーを招待]から[連絡先を招待]を選択すると便利
招待するメンバーのメールアドレスを入力して[追加]をクリックする
チームへ招待するメールが送信される。[閉じる]をクリックする

招待されたメンバーが行なう操作

 チームへ招待されたメンバーにはメールが届きます。メールに記載されたリンクからチームに参加すると、新しくTeamsのウィンドウが開きます。

招待されたメンバーの操作。チームへの招待メールに記載されたリンクをクリックする
Webブラウザーが起動してメッセージが表示される。[開く]をクリックする。Teamsにサインインしていない場合は、サインインの画面が表示される
招待されたチームを選択して[続行]をクリックする
アクセス許可を求める画面が表示される。[承諾]をクリックする
新しいウィンドウでTeamsが開く

WebブラウザーでTeamsを使う

 Microsoft TeamsのWebサイトにサインインして、Webブラウザーで利用することも可能です。

 デスクトップ版のTeamsアプリにサインインできない、参加したはずのチームのウィンドウに切り替えられないという話をたまに聞きます。個人用はデスクトップ、参加しているチームはWebブラウザーのように使い分けてもいいでしょう。操作性はほぼ同じです。サインイン時に表示名を指定できるメリットもあります。

WebブラウザーのTeamsではサインイン時に表示名を指定できる