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Microsoft Teamsで共有したファイルが行方不明！ 探す手間を省くためのテクニック
2023年1月23日 06:55
Microsoft Teamsを経由したファイルのやり取りに困ったことがありませんか？ 共有ファイルが行方不明になったので再送してもらった。もしくは、再送した。という経験、一度や二度ではないですよね。
Teamsでは「チーム」内でも、チームの参加者同士でのチャットでも、ファイルのやり取りが可能です。ユーザーにとっては、どちらも似たような連絡手段ですが、Teamsの中では扱いが異なります。これがファイルの行方不明の原因のひとつではないかと思います。
今回は、共有したファイルはどこに保存されるのかを整理したいと思います。
チャットの添付ファイルはどこに保存される？
同じチームに所属していれば、作業上の細かい話はチャットで進めることが多いでしょう。その際、関連資料をチャットで送付することもありますよね。では、添付ファイルはどこに保存されているのか？ あまり意識したことはないと思いますが、ファイルを送信した人に割り当てられたスペース、個人ならその人のOneDrive上に保存されて、共有ファイルとして扱われます。
自分が送付したファイルは、Teamsの画面左側のメニューにある［ファイル］から確認可能です。［OneDrive］の項目から［Microsoft Teamsチャットファイル］のフォルダーを開いてみてください。過去にチャット上で送付したファイルがあれば、一覧で表示されます。
［Microsoft Teamsチャットファイル］のフォルダーはファイルの送信者に紐付いており、この画面を閲覧できるのは送信者のみです。また、チャット画面の送付ファイルの右側にある［…］から［リンクをコピー］を利用して、共有ファイルのURLを伝えることができますが、ファイル単位でURLを伝えられても困る場合がありますよね。
当たり前ですが、送信者がファイルを削除してしまうと相手はファイルにアクセスできなくなります。チャット中に送付するファイルは一時的なものとして利用するのが吉です。特定の相手とじっくりやり取りするなら、OneDrive上の共有フォルダーにファイルを格納するべきでしょう。
チームの共有ファイルはどこ？
「チーム」内でのファイルのやり取りも難題ですね。やり取りしたファイルは、チームの共有スペースであるSharePointのチームサイトに保存されます。チームの共有リンクをWebブラウザーで開くと表示されます。
わざわざWebブラウザーを起動しなくても、共有ファイルはTeamsの画面、チャンネル上部の［ファイル］タブで確認できます。ただ、過去にやり取りしたファイルがずらっと並んでしまう弱点があります。
「あのファイルはどこ？」「昨日送りましたよ。」「え、どこ？」みたいなやり取り、嫌ですよね。ひとつのファイルの共有リンクは［…］からコピー可能。ですが、チャットの時と同様に現実的ではありません。
共有フォルダーを作成してやり取りするのがスマートです。
リンクを取得してメッセージやメールなどで、ファイルの保存場所を伝えれば、すれ違いも減るのではないでしょうか。よく使うフォルダーは上部にピン留めして目立たせるのもオススメです。
