手分けして作業してもらったパワポのスライドを目視で統合してはダメ！

ほかの人が修正した箇所を目視で確認する必要なし！

　1つのスライドを複数人で手分けして仕上げることがありますよね。取りまとめる人が最終チェックをすると思いますが、文字などの細かな修正箇所には気付きにくいものです。例えば、2つのスライドを並べて目視でチェックするような方式をしていませんか？　PowerPointには［校閲］の機能があり、どの部分が修正されたのかを確認しながら、“承認”もしくは“拒否”することが可能です。

　今回は、ほかの人が修正した部分をチェックする例を紹介しますが、バックアップとして保存したファイルと修正箇所を突き合せる場合にも有効です。

基準にするファイルを用意する

　最初に基準にするファイルを開いておきましょう。上司なら、自分が作業しているファイルを“正”として部下が修正したファイルの内容を反映させていくと思います。［校閲］タブから［比較］をクリックして、チェックしたいファイルを指定します。

基準にするファイルを開いておく。［校閲］タブの［比較］をクリックする

比較するファイルを選択して［比較］をクリックする

最初の修正箇所が表示される。［変更履歴］ウィンドウが表示されていない場合は［校閲］タブの［変更履歴ウィンドウ］をクリックする

修正箇所を確認して反映する

　修正された箇所を確認していきましょう。修正されたテキストボックスや画像にはチェック欄が表示されます。反映させる場合はチェックをON、無視する場合はOFFにします。複数の修正箇所をまとめて反映することもできますが、ここでは1つずつ確認しながら処理します。

［変更履歴］ウィンドウの［スライドの変更］をクリックすると該当の箇所が強調される。一番上のチェックボックスはすべての変更内容を反映させるためのもの。2つ目のチェックボックスをクリックする

「中」という文字が追加された。3つ目には「“一方”を削除しました」をクリックする。「一方」を削除して「中」を追加したことがわかる

修正が反映された。同様にほかの項目も確認しながら反映させる

すべての項目が反映された状態になった

　次の変更箇所に移動します。［校閲］タブの［次へ］をクリックします。なお、画像や図形、アニメーション、フォントなどの変更は、一覧で確認できません。いったん反映させてみて可否を判断してください。

［校閲］タブの［次へ］をクリックする

次の修正箇所が表示された。［スライドのプロパティ］と表示されている箇所は、修正内容を一覧で確認できない

チェックボックスをクリックする。［反映できないアニメーション］のチェックボックスをクリックする

図形と写真が挿入されていたことがわかる。ここでは無視するので、再びチェックボックスをOFFにする

ONになっているチェックボックスをクリックする

修正が元に戻った

校閲を完了する

　［次へ］をクリックしながらすべての修正内容を反映、もしくは無視できたら、校閲を完了します。最後に表示されるメッセージボックスは確認のためのものです。1つずつ確認しながら反映・無視を判断しているので、［はい］をクリックして問題ありません。

すべての箇所の反映・無視が完了した状態。［校閲］タブの［校閲の終了］をクリックする

［はい］をクリックする