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Wordのレイアウト崩れ防止の小技3選 ～安全なページ入れ替え方法や有効化必須の基本技
2024年9月24日 06:55
今回は、Word文書のページの入れ替えに使えるテクニックを紹介します。レポートや報告書、企画書など、複数ページにわたる文書は、最初に構成を固めてから作成すると思いますが、後から話の順序を入れ替えたり、ページを追加したりしたいこともあるはずです。
ページを入れ替える場合、PowerPointのスライドのようにページのサムネイルが表示されて、ドラッグ＆ドロップで移動できれば簡単なのですが、Word文書でその操作はできません。しかたなく、ページや段落単位でコピペしていませんか？ 間違えないように慎重に操作しているなら、もっといい方法があります。
編集記号を表示する
編集記号とは、スペースやタブ、段落記号などを表す記号のことです。画面に表示されていても、印刷時やPDFへの変換時には影響ありません。“編集記号”を表示しておくことで、レイアウト崩れの原因となる余計なスペースや改行などを確認できます。
Wordを使い慣れている人には当たり前のことかもしれませんが、“編集記号”は必ず表示しておくことをおすすめします。［ホーム］タブにある［編集記号の表示/非表示］ボタンをクリック、もしくは、［Wordのオプション］の［表示］で設定可能です。ショートカットキーの［Ctrl］＋［Shift］＋［8］を押しても構いません。
改ページを挿入する
段落がページの後半で終わっている場合、［Enter］キーを連打していませんか？ つまらないミスに繋がるのでやめましょう。［Enter］キーを連打してページを送った場合、前のページで行の増減があると、調整したはずのページ送りがおかしくなってしまいます。図版の追加や削除、サイズの調整でも同じ問題が発生します。
ページを送りたいときは［改ページ］の機能を利用しましょう。［Ctrl］＋［Enter］キーで挿入できます。続けて［Ctrl］＋［Enter］キーを押せば、空白のページが追加されるので、新規のページを挿入したい場合にも便利です。
なお、似たような記号に［セクション区切り］があります。文書の途中で段組みにしたい場合や横向きの用紙を挟みたい場合などに利用します。［レイアウト］タブから挿入可能です。
ページを入れ替える
ページ単位で入れ替えが必要になる場合は、“見出しのレベル”を上げておく必要があります。アウトラインの機能で設定します。以下の例は作成済みの文書に設定しますが、最初からアウトライン表示を利用して、見出しにレベルを設定したうえで執筆する方法もおすすめです。
標準の表示に切り替えた後、行頭に「・」の記号が表示されますが、これはアウトラインでレベルが設定されていることを示す記号です。印刷時などに影響しないので気にしなくて大丈夫です。
ここでは、「V」と「VI」のページを入れ替えてみます。［ナビゲーションウィンドウ］にレベルを設定した行の一覧を表示してドラッグするだけです。
