Excelで効率よく日付や数値の変換作業をCopilotに依頼するプロンプトのコツ

少し面倒な日付や数値の処理もCopilotなら一瞬で完了

　以前の記事で、Copilotを使った文字列分割を紹介しました。今回は、日付と数値の処理を試してみたいと思います。

　処理の内容をプロンプトに記述するだけなので操作は簡単ですが、意図通りに処理してもらうには、なるべく具体的な指示が必要です。Copilotに頼むサンプルとして参考にしてください。

日付から「年」と「四半期」の情報を取り出す

　以下の会員リストには、登録日が入力されています。この日付から「年」と「四半期」の情報を取り出してみます。

E列に入力された登録日から「年」と「四半期」の情報を取り出して列を追加したい

　「年」はYEAR関数ですぐに取り出せますが、四半期はMONTH関数で取り出した「月」を1～3月、4～6月、7～9月、10～12月のいずれに当てはまるかを判定する必要があります。

　さらにCHOOSE関数とMATCH関数を利用することになると思いますが、3つの関数を組み合わせた数式をすぐに入力できる人は少ないでしょう。試行錯誤するよりCopilotに任せたほうが効率的です。ここで入力したプロンプトは以下の通りです。

E列には登録日が入力されています。登録年と四半期の列を右側に追加してください

上記のプロンプトを入力した。YEAR関数を使って「年」を取り出していることがわかる。「四半期」を取り出す数式は「=CHOOSE(MATCH(MONTH($E2),{1,4,7,10}),"Q1","Q2","Q3","Q4")」となっている。［列の挿入］をクリックする

［登録年］と［四半期］の列が挿入された

数値の単位を変換する

　異なる単位を統一してみましょう。以下の表では「cm」と「mm」の単位が混在しています。また、半角アキがあったり、なかったりとバラバラな状態です。

「cm」と「mm」の単位が混在している。セルを1つずつ編集するのは手間がかかる

　このほか「Kg」と「g」、「センチ」と「インチ」などの変換も可能です。このような処理は単位の文字列を探して、SUBSTITUTE関数で置換、換算値をかけるといった処理が必要になりますが、数式を作成するより直接編集したくなりますね。ただ、ここで使っている単純なサンプルでも修正箇所は30箇所あります。Copilotに頼みましょう。

高さ、幅、厚さの単位がcmとmmで混在しています。mmで統一して、右端に列を追加してください

上記のプロンプトを入力した。SUBSTITUTE関数で「cm」を削除して10倍していることがわかる。特に指定しなかったが、単位も削除している様子。幅と高さも同様の処理。［列を挿入］をクリックする

単位が統一された列が挿入された

単位を追加して表記を整える

　今度は「(高さ)×(幅)×(厚さ) mm」の形式に整えてみます。上記の単位変換と同時に指示しても処理できると思いますが、経過を確認できるように分けました。

「(高さ)×(幅)×(厚さ) mm」の形式に整えた列を挿入したい

高さ、幅、厚さを「155×75×8.2mm」のような表記に整えて、列を追加してください

上記のプロンプトを入力した。「×」と「mm」を＆演算子で連結している。［列を挿入］をクリックする

「(高さ)×(幅)×(厚さ) mm」の形式に整えた列が挿入された