【Word】修正箇所がわかりやすいように共有！ 変更履歴を残したままPDF化する方法

Word文書を変更履歴を残したままPDF化する方法

　Wordの［変更履歴］の機能は、修正箇所を確認するのに便利です。ただ、編集途中のWordファイルをそのまま共有した場合、どこを見ればいいのかわかりにくく、表示方法も相手任せになります。修正されたファイルを再確認する際にも、指摘箇所が適切に反映されているのか不安が残りますよね。

［変更履歴］の機能を使って、修正・追記し、コメントを挿入した例。変更箇所を確認する際は、先頭にカーソルを移動しておく

［校閲］タブから［変更履歴］－［次へ］と選択する

先頭の変更箇所が選択される。［承諾］をクリックする。却下する場合は［元に戻す］をクリックする

次の変更箇所が選択される。［承諾］または［元に戻す］をクリックすることを繰り返す

　このように［承諾］か［元に戻す］を繰り返して仕上げていきます。指摘箇所をふまえて修正してほしいところですが、チェック結果を部下に差し戻した場合など、内容を十分に理解しないまま［承諾］だけされてしまうケースも少なくありません。

　変更履歴を表示した状態でPDFに変換してから共有するのがおすすめです。指摘した内容を、誰にでも同じ見え方で伝えられて、修正結果の確認作業も楽になります。今回は、よくある企画書のドラフトを例に、［変更履歴］の弱点を踏まえたうえで、PDFファイルとして保存する方法を紹介します。

変更履歴は環境に依存する

　［変更履歴］の弱点は、ファイルを開く環境によって表示が変化してしまうことです。上記の例では［すべての変更履歴を本文中に表示］の設定としていますが、［シンプルな変更履歴/コメント］のような設定では、変更箇所を見落としてしまう可能性が高くなります。設定ごとの表示の違いを見てみましょう。

［シンプルな変更履歴/コメント］で表示した状態。挿入・修正した文言がある行の左側が強調される

［校閲］タブの［変更内容の表示］から切り替えられる。［すべての変更履歴/コメント］を選択しておくのがおすすめ

　また、複数人が校正している場合は［すべての校閲者］を選択しておくのが基本です。反映したのはAさんのチェック分だけでした……といった状況を避けるためです。

［校閲履歴とコメントの表示］－［特定のユーザー］を選択する。［すべての校閲者］にチェックを付けておく

　修正箇所をしっかりと確認したいなら［変更履歴を吹き出しに表示］を利用しましょう。修正した箇所が吹き出しで表示されます。変更箇所を一覧表示できる［変更履歴ウィンドウ］の機能も便利です。

［校閲履歴とコメントの表示］－［吹き出し］－［変更履歴を吹き出しに表示］を選択する

修正箇所が吹き出しで表示される

［変更履歴ウィンドウ］を利用すると、変更履歴を一覧で確認できる

オプションを確認してPDFで保存する

　むやみな［承諾］や変更を防ぐために履歴やコメントを残し、PDFファイルとして保存して共有しましょう。変更履歴とコメントは、標準の設定で出力されますが、念のためオプションを確認しておきます。

［F12］キーを押して、［名前を付けて保存］ダイアログボックスを表示しておく。［ファイルの種類］で［PDF(*.pdf)］を選択。［オプション］をクリックする

［発行対象］で［変更とコメントの内容を含む文書］が選択されていることを確認する

出力したPDFファイルには、変更内容とコメントが残る

　変更履歴を残すだけでなく、正しく伝えるために、PDFファイルでの共有も上手に使い分けてみてください。［変更履歴］の機能になれない人にもおすすめです。