いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】やり直し作業を防ぐのが基本！できる新入社員は知っている表作成効率化テク

今井孝

2026年4月8日 06:55

見やすい表は時間をかけなくても作れます

窓の杜から
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表の作成は作業の順番を意識しよう

　新入社員が受ける指示として、PDFファイルなどのデータをコピーしてExcelの表に整えるといった作業があります。先輩や上司から「あと、どれくらいで終わる？」などと聞かれて、ドキドキしてしまうこともありますよね。

例えば、元データのPDFファイルから、「要転記」の取引先Noと取引先名、所在地をExcelにまとめるといった作業があります

コピー＆ペーストして表を整えようとしたものの、すべてA列に貼り付けられてしまった……。という経験がありませんか？

　このようなデータは、関数などを使って処理できますが、データの件数によってはコピー＆ペーストのほうが簡単な場合もあります。さらに別ファイルからの転記や、新規情報の追加が必要となると、手入力も発生します。

　全体の作業量から完了時間を予測したいところですが、不慣れなうちは“とにかく頑張る”と考えてしまいがちです。しかし、作業の順番を誤ると、同じ操作を何度も繰り返すことになります。

　スムーズに作業を完了させるには、「操作の速さ」ではなく、「やり直しの少なさ」がポイントです。特に罫線を引き直したり、書式を何度も設定したりといった作業は、1つひとつは簡単でも、積み重なると大きな時間ロスになります。

　今回は、ありがちな非効率な操作を例に、作業の繰り返しを防ぐための基本的な考え方と対処法を紹介します。最初に正しい作り方を意識することで、同じ作業の繰り返しは確実に減らせます。

書式はまとめて最後に設定する

　まず、セルの罫線や背景色、フォントの種類やサイズ、セル内の配置といった「書式」は、最後にまとめて設定することがポイントです。表を作成し始めた時にありがちな状態です。

元データにあった「取引先No」「取引先名」「所在地」列を用意し（①）、見出し行の書式と表の罫線を設定してあります（②）。しかし、罫線の引き直しは必至でしょう

列幅に収まらないデータもあります（③）。フォントのサイズ変更や、列幅や行の高さの調整は最後にまとめて行うほうが効率的です

　作業の内容自体は間違っていませんが、あらかじめ書式を設定するのは非効率です。コピー＆ペースト、もしくは手入力している段階でデータ数は確定していません。罫線の引き直し作業が発生します。また、外枠だけ太線にしたいこともあります。

　さらに印刷の都合上、見出しはカラーに、用紙に収まらないのでフォントサイズを小さく、といった調整が必要になるかもしれません。列の幅や行の高さも全体のバランスを見て調整する必要があるでしょう。仕上がりが見えない段階で1つずつ書式を設定していると、単純に作業回数が増えてしまいます。

コピー＆ペーストは「値」と「書式」を分けて考える

　次にコピー＆ペーストの使い方に注意しましょう。安易に［Ctrl］＋［C］／［Ctrl］＋［V］で貼り付けると、フォントなどの書式や罫線などが一緒にコピーされて、表の見た目が崩れる原因になります。結果として、書式の修正作業が増えてしまいます。他の表からデータを流用する場合は、右クリックして［値］の貼り付けを利用します。

単純に［Ctrl］＋［C］キーでコピーして、［Ctrl］＋［V］キーで貼り付けた結果、表が崩れてしまっています（④）

他の表からデータを流用する場合は、右クリックして（⑤）、［値］（⑥）の貼り付けを利用します

　「最後にまとめて書式を設定する」と決めておけば、都度調整する必要はありませんが、貼り付けたデータの書式の違いが気になる場合は［書式のコピー/貼り付け］を利用します。書式をコピーするセルを選択して、［ホーム］タブにある［書式のコピー/貼り付け］ボタンをダブルクリックすれば、連続して“書式のみ”を貼り付けられます。書式のコピーが終わったら、［ESC］キーを押して解除しておきましょう。