【Excel】まずはこれだけ覚えよう！ 新入社員が知るべき基本関数と入力のコツ

入力は“補完機能”を使うのが基本

　「=」に続けて関数を入力しますが、すべてを手入力する必要はありません。例えば、「=su」と入力すると、入力候補として「SU」から始まる関数名が一覧表示されます。［↓］キーで目的の関数を選択し、［Tab］キーを押すと「=関数名(」と自動入力されます。あとは引数となるセル範囲を選択して、［Enter］キーを押すだけです。数式の終わりを表す「)」は自動的に補完されます。

　以下は、SUM関数を入力した例です。引数の候補となるセル範囲と「)」までが自動的に入力されていますが、COUNTIFS関数（後述）などで引数に悩んだ時はツールヒントを参考に入力するといいでしょう。

「=su」と入力すると、関数の候補がリストで表示されるので、［↓］キーを押して［SUM］を選択して（①）、［Tab］キーを押します（②）

「=SUM(」と入力され、必要な引数がツールヒントで表示されます（③）。ここでは、SUM関数の引数の候補として、セルC2～C10が自動的に入力されています（④）。そのまま［Enter］キーを押します（⑤）。引数が提案されない関数では、必要なセル範囲や文字列などを指定します

SUM関数を入力できました

　この方法を使えば、関数名のスペルミスを防ぎつつ、入力時間も短縮できます。［関数の挿入］ダイアログよりも実務ではこちらが主流です。なお、複数の関数を組み合わせた場合など、「)」の数が合わない旨のメッセージが表示された時は数式をチェックしましょう。

SUMはショートカットでも入力できる

　合計を求めるSUM関数は、ショートカットキーでも入力可能です。［Alt］＋［Shift］＋［=］キーを押すと、自動的にSUM関数が挿入されます。ただし、自動的に判断された合計範囲が意図通りとは限らないため、必ず確認してください。

セルC2～C11を合計します。C12を選択して［Alt］＋［Shift］＋［=］キーを押します（⑥）

SUM関数が入力されて、合計する対象のセル範囲も自動的に選択されます（⑦）。問題なければ、そのまま［Enter］キーを押して数式を確定します（⑧）

まず覚えるべき3つの関数

　最初に押さえるべき関数は、合計する「SUM」、平均する「AVERAGE」、数える（カウントする）「COUNTA」です。

それぞれの列の合計・平均・カウントをしています（⑨）。SUM（合計）、AVERAGE（平均）、COUNTA（カウント）は、いずれも引数に「セル範囲」を指定するだけです

• セルB11の数式（SUM関数）：=SUM(B2:B10)
• セルB12の数式（AVERAGE関数）：=AVERAGE(B2:B10)
• セルB13の数式（COUNTA関数）：=COUNTA(B2:B10)

　なお、似たような名前のCOUNT関数とCOUNTA関数の使い分けに悩む人が多いです。COUNT関数は「数値のみ」を数えます。見た目が数字でもデータ型が文字列なら数えません。

　一方、COUNTA関数はデータをすべて数えます。数式の結果の空白（""）も数えます。数値と文字列が混在するデータから意図的に「数値のみ」を数えたい場合にCOUNT関数を使ってください。

COUNT関数は数値以外のデータを数えません（⑩）

最小値と最大値を調べるのに並べ替えは不要

　データの中から最大値・最小値を確認する場面もよくあります。並べ替えでも確認できますが、表の構造によっては操作できないこともあります。その場合はMAX関数・MIN関数を使う方が確実です。

セルB2～B10の最大値と最小値を求めています（⑪）。MAX（最大値）、MIN（最小値）は、引数に「セル範囲」を指定するだけです

• セルB15の数式（MAX関数）：=MAX(B2:B10)
• セルB16の数式（MIN関数）：=MIN(B2:B10)

　なお、MAXA / MINAという関数もあります。MAX/MIN関数とは、文字列、論理値、空白のセルの扱いが異なることに注意してください。

　MAXA / MINA関数では、文字列と空白を「0」、論理値のTRUEを「1」、FALSEを「0」と見なします。例えば、MINA関数の引数に指定したセル範囲に文字列が含まれていると「0」が最小値として判定されます。

条件付き集計は“IFS系”でまとめて覚える

　実務では特定の値を含む行を数えたり、合計したりする処理が欠かせません。条件を指定して集計する時に使える「IF」付きの関数も覚えておきましょう。

　似たような名前の関数として、COUNTIF / SUMIF関数もありますが、指定できる条件は1つのみ。COUNTIFS / SUMIFS関数では、単一の条件も指定できるので、あえて使い分ける必要はありません。

単一条件として、カテゴリが「一般」の行を数えています（⑫）

複数条件として、カテゴリが「一般」かつ、講師が「田中」の行を数えています（⑬）。なお、講師が「田中」または「今野」の行を数える場合は、「+」でCOUNTIFS関数の数式を足し合わせます

• セルH3の数式：=COUNTIFS(C3:C15,G3)
• セルH4の数式：=COUNTIFS(C3:C15,G3,D3:D15,G4)

　同様に、条件を指定して“合計する”には、SUMIFS関数を使います。

　1つ目の引数に合計対象のセル範囲を指定して、条件の対象範囲と条件をセットで指定します。合計するセル範囲と条件のセル範囲の高さを一致させないとエラーになるので注意してください。

単一条件として、カテゴリが「一般」の講習時間を合計しています（⑭）。1つ目の引数に合計対象のセル範囲を指定して、条件の対象範囲と条件をセットで指定します

複数条件として、カテゴリが「一般」かつ、講師が「横井」の講習時間を合計しています（⑮）。対象範囲と条件をセットにして複数指定します。COUNTIFS関数と同様に、「または」の条件を合計する場合は、「+」でSUMIFS関数の数式を足し合わせます

• セルH3の数式：=SUMIFS(E3:E15,C3:C15,G3)
• セルH4の数式：=SUMIFS(E3:E15,C3:C15,G3,D3:D15,G4)

　同様に、条件を指定して“平均する”には、AVERAGEIFS関数を利用します。まずは今回紹介した基本関数から使い始めて、実務の中で少しずつ慣れていきましょう。