いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】この表、どう直せばいい？ AIに「使いにくい原因」を診断してもらって効率化

今井孝

2026年9月9日 07:56

集計しにくい原因をCopilotに診断してもらおう

窓の杜から
ダウンロード

使いにくい表の原因をCopilotに探してもらう

　Excelで使っている管理表を、あとから集計しようとして困ることがあります。見た目には問題がなくても、日付が文字列になっていたり、セルが結合されていたりすると、並べ替えや集計がしにくくなるためです。

　とはいえ、普段から使っている表を見て、どこを直すと使いやすくなるのかを判断するのは意外と難しいものです。以下は備品や機器の点検記録です。点検日、機器、管理番号、設置場所、担当者、点検時間などが入力されており、一見すると普通の管理表です。

備品の点検項目として必要な情報が入力されており、見やすい表ではあります

　ただし、今後も使い続けて、担当者別や機器別にデータを集計しようとすると、いくつか気になる点があります。こんな時は、Copilotに表の用途まで伝えて、どこを直したほうがいいのか確認してみましょう。

表の用途も伝えてCopilotに確認する

　Copilotに相談する時は、単に「この表の問題点を教えて」と聞くだけではなく、今後どのように使いたいのかも伝えておくのがポイントです。

　今回は、データを追加しながら使い続け、担当者別や機器別などで集計することを想定します。例えば、次のように入力します。

この表は備品・機器の点検記録です。今後もデータを追加しながら使い、担当者別や機器別、月別などで集計したいと考えています。Excelで集計しやすい表にするには、どこを直せばいいですか？　問題になる理由も教えてください。

　今回は表そのものを変更してもらうのではなく、問題点を確認したいので、Copilotを［チャットのみ］モードに切り替えます。

　表をどのように使うのかを伝えておけば、見た目だけではなく、集計やデータ追加を前提にした問題点を確認できます。

［チャットのみ］（①）に切り替えて、上記のプロンプト（②）を送信します

Copilotの回答が見やすいように幅を広げておきます（③）。ここでは、推奨する表の形が提案されました（④）

　Copilotからは、セル結合の解除、点検日の統一、点検時間の数値化、空白行の削除、テーブル化、入力規則など、複数の修正案が提示されました。

指摘された箇所がなぜ問題なのか確認する

　集計する目的の表では、担当者名が結合されたセルに入力されているのは望ましくありません。また、点検日がExcelの日付データとして認識されていなかったり、点検時間が数値になっていなかったりすると、月別集計や合計・平均の計算に支障があります。

　一方、Excelテーブル化や入力規則の設定は、今回の集計に必須ではありません。また、今回は集計表そのものを作成しないため、集計表を別シートに配置する提案も採用しません。Copilotに言われるがままに修正せず、必要性を確認するために質問を追加します。

挙げてもらった修正案は、すべて修正する必要がありますか？　担当者別・機器別・月別に集計するという目的に対して、「優先して修正すべきもの」と「必要に応じて修正すればよいもの」に分けてください。理由も教えてください。

上記のプロンプト（⑤）を送信すると、回答が表示されます（⑥）

　以下は、Copilotの回答の一部です。セル結合の解除と点検日の統一は優先して修正すべきもの、点検時間の数値化は集計内容によって必須としています。一方、空白行の削除、テーブル化、入力規則、タイトルと更新日の扱いは、必要に応じて修正すればよいとしています。

■優先して修正すべきもの・セル結合を解除し、担当者名を各行に入力
担当者別集計に必須です。備品・機器点検記録!E5:E38では31件中20件が空欄扱いです。

・点検日を本物の日付に統一
月別集計、並べ替え、期間抽出に必須です。

・点検時間を数値で保存
合計時間や平均時間を集計する場合は必須です。

■必要に応じて修正すればよいもの
・空白行を削除
備品・機器点検記録!13:13、22:22、35:35の3行です。

・備品・機器点検記録!A4:H38をExcelテーブル化
集計の必須条件ではありませんが、データ追加時の範囲拡張やピボット更新が容易になります。

・入力規則で表記揺れを防止
現在のデータを集計するだけなら必須ではありません。

・タイトル・更新日・集計表の配置を分ける
タイトルと更新日は既にデータ範囲外の備品・機器点検記録!A1:H2にあるため、移動は必須ではありません。

　今回は、セル結合の解除、点検日の統一、点検時間の数値化に加えて、一覧を連続したデータとして扱えるように空白行も削除します。さらに、データを絞り込みやすいようにフィルターも追加します。ここまで決めた修正方針を、あとで［編集を許可する］モードに送信するプロンプトとしてまとめてもらいます。

以下の修正方針を伝えるためのプロンプトを出力してください。

・元のシートは変更しない

・セル結合を解除し、担当者名を各行に入力する

・点検日をすべてExcelの日付データに統一する

・点検時間は「20分」ではなく「20」のように、分単位の数値として保存する

・データ途中の空白行を削除する

・見出し行を含むデータ範囲にオートフィルターを設定する

・修正した表は新しいシートに出力する

使い方に合わせて必要な箇所を修正する

　上記の指示から、Copilotの回答は以下のようになりました。

「備品・機器点検記録」シートを、次の方針で整形してください。
1. 元のシートは一切変更しないでください。
2. 新しいシートを作成し、修正後の表を出力してください。
3. 表内のセル結合をすべて解除してください。
4. 結合されていた「担当者」列は、空白セルを直上の担当者名で補完し、各データ行に担当者名を入力してください。
5. 「点検日」列は、文字列ではなくExcelの日付データに統一し、表示形式を「yyyy年m月d日」にしてください。
6. 「点検時間」列は、「20分」などの文字列から「20」のような分単位の数値に変換してください。見出しは必要に応じて「点検時間（分）」としてください。
7. データ途中の空白行をすべて削除し、各レコードが連続する表にしてください。
8. 見出し行を含むデータ範囲全体にオートフィルターを設定してください。
9. タイトルや説明行は表に含めず、「点検日、機器、管理番号、設置場所、担当者、点検時間（分）、状態、対応内容」の8列で出力してください。
10. 変換後、日付・点検時間・担当者に空白や変換エラーがないことを確認してください。

　生成されたプロンプトを確認し、表示形式や列の構成などが意図と異なる場合は、追加で指示して調整します。ここでは、Copilotを［編集を許可する］モードに切り替えて、そのまま送信します。