いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】「コメント」見落としは失敗の序曲～まとめて表示して確認しよう

2024年2月28日 06:55

ワークシートに含まれるコメントやメモをまとめて表示する

コメントはセルの右上に付いているマークで判断!?

　セルの内容について補足したい時に「コメント」を使うことがあります。ファイルを共有する際に伝言を残す目的で使うことも多いですよね。コメントのあるセルには、右上にマークが表示されます。

コメントのあるセルには、右上にマークが表示されます。紫と赤の違いとは？

　実はマークには紫と赤の2色があり、それぞれ別の機能が使われています。バージョンや利用形態によりますが、Excelには新旧の「コメント」機能があります。旧来からの「コメント」は「メモ」と機能名が変わり、複数人でのやり取りを前提とした新機能が「コメント」となりました。

　一部のバージョンでは、旧コメント（現機能名はメモ）のみ利用可能になっています。任意のセルを右クリックして確認してみてください。

任意のセルを右クリックして［新しいコメント］と［新しいメモ］の2つが表示（①）されるバージョンと［コメントの挿入］のみが表示（②）されるバージョンがあります

　コメントとメモのどちらも、セルにマウスポインターを合わせると内容を確認できますが、1つずつ確認するのは面倒。見落としてしまうこともあります。まとめて表示する方法を覚えておきましょう。

セルにマウスポインターを合わせる（③）とコメントの内容を確認できます

セルにマウスポインターを合わせる（④）とメモの内容を確認できます

　新しいコメントの一覧を表示してみましょう。［校閲］タブから［コメントの表示］ボタンをクリックするだけです。一覧のコメントをクリックすると、該当のセルが選択されるので、編集や返信の作業もスムーズです。

　コメントの投稿者は、一覧に表示されるコメントの右上にある鉛筆のアイコンから編集できます。［…］からは“解決”と“削除”が可能です。［スレッドを解決する］とは、以降のやり取りは終了してコメントを固定する機能です。不要なコメント以外は削除せずに解決でログを残しておくといった使い方ができます。

［校閲］タブ（⑤）をクリックして［コメントの表示］（⑥）をクリックします

画面右側にコメントの一覧が表示されます。任意のコメント（⑦）をクリックします

コメントの挿入されたセルが選択されます（⑧）。鉛筆のアイコン（⑨）でコメントの編集、［…］（⑩）からスレッドの解決と削除が可能です

　メモの表示も簡単です。［校閲］タブから［メモ］－［すべてのメモを表示］と選択します。ON/OFFのどちらかに固定されるので、表示されたメモが邪魔な時は、同じように［メモ］－［すべてのメモを表示］と選択して、まとめて非表示にできます。

［校閲］タブ（⑪）をクリックして［メモ］－［すべてのメモを表示］（⑫）をクリックします

ワークシートに含まれるすべてのメモが表示されます

　なお、新しいコメントを含むファイルを旧環境（旧コメントのみが利用できるバージョン）で開く時は要注意です。新しいコメントは「スレッド化されたコメント」と表示され、編集すると元のコメントは削除されてしまいます。むやみに編集しないようにしましょう。

　ファイルの共有相手のExcelが旧環境の場合は、Web版のExcelで作業するような注意喚起が必要なケースもあります。

新しいコメントを含むファイルを旧コメントのみ利用できるバージョンで開くと「スレッド化されたコメント」と表示されます

編集しようとすると、元のコメントがどこに保存さているかというメッセージが表示されます。このまま編集すると、元のコメントは削除されてしまいます

　気を付けていても、コメントを見落としてしまうことがありますよね。新しいコメントを一覧で表示する方法と、すべてのメモをまとめて表示する方法は覚えておきましょう。