いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】コメントを付けすぎて重要な情報が埋もれてしまった!エクセルの表に付けたコメントをカラフルにして目立たせるテク

セルに追加されたコメントが多いと重要なものが目立たない!

 人事異動のある会社では、自分が異動する時も、同僚が異動する時も、たいてい業務の引き継ぎが発生するものですよね。同僚からExcelブックの管理を引き継ぐこともよくあると思います。そんな時、シートに付箋のようにコメントを残すことができれば、ブックを開いた時に注意事項がひと目でわかって便利ですよね。

 以前の記事で、セルにコメントを付けるテクニックを解説しましたが、コメントが入ったセルが増えてくると、重要なコメントを見落としてしまうおそれがありますよね。実は、Excelでセルに追加するコメントは、色やフォントを変えることができます。今回は、Excelでセルにコメントを入れ、重要なコメントの色やフォントを変えて目立たせるテクニックを解説します。

ステップ1:まずはセルにコメントを追加する

 これから、「顧客一覧表」(①)を同僚に引き継ぐとします。まず、この表の中のセルにコメントを追加してみましょう。

 「顧客コード」の発行についてのコメントを追加するとします。セルA2(②)をクリックし、[校閲]タブ(③)→[新しいコメント](④)をクリックします。

 セルA2の右上に赤い三角形が表示され、セルにコメント枠が追加されました(⑤)。

 コメント欄に、引き継ぎコメントを入力します(⑥)。ちなみに、このコメント欄には現在Officeのユーザー名として登録されている氏名が自動で表示されますが、この部分は[Backspace]キーを押して削除することもできるので、必要に応じて削除したり、修正したりできます([Excelのオプション]画面でOfficeのユーザー名を変更することもできますが、その方法については本記事では省きます)。

 コメントの入力が終わったら、コメントを追加したセル以外の場所をクリックすると、コメントの内容が確定します。コメント枠は表示されなくなりますが、コメントが入力されているセルは右上に赤い三角形が表示されるようになります(⑦)。

 コメントが入力されているセルにマウスポインターを載せると、コメントが表示されます(⑧)。

 これで、コメントの入力は完了です。

ステップ2:目立たせたいコメントの色を変える

 先ほどの「顧客一覧表」で、引き継ぎ事項に関してひととおりコメントを入れたとします。右上に赤い三角形が表示されているセルがだいぶ増えました(①)。では、その中で一番重要なコメントだけ色を変えてみましょう。最初に、セルに追加されているすべてのコメントを表示して、内容を確認してみます。[校閲]タブ(②)→[すべてのコメントの表示](③)をクリックします。

 すべてのコメントが表示され(④)、内容を確認できました。では、この中で一番左に表示されているコメントの色を変えることにしましょう。

 コメントの枠線にマウスポインターを合わせると、マウスポインターの形が変わるので、その位置で右クリックします(⑤)。

 メニューが表示されるので、[コメントの書式設定](⑥)をクリックします。

 [コメントの書式設定]ダイアログボックスが表示されます。[色と線]タブ(⑦)をクリックすると、コメントの色などを変更できるようになります。[塗りつぶし]欄の[色](⑧)を変更すると、コメントの枠内を塗りつぶす色が変わります。[線]欄の[色](⑨)を変更すると枠線の色が変わり、[太さ]に表示されている矢印(⑩)をクリックすると枠線の太さが変わります。設定が変更できたら[OK](⑪)をクリックします。

 一番左のコメントの色が変わりました(⑫)。

 [コメントの書式設定]ダイアログボックスは、コメント枠内であれば、枠線上でなくても表示することができますが、枠線上で右クリックしないとフォント以外の設定を変更できません。コメントの塗りつぶしや枠の色を変えたい場合は、枠線上で右クリックしてメニューを表示し、ダイアログボックスを表示する必要があることに注意しましょう。

引き継ぎコメントが多いときは重要なものを目立たせよう!

 今回は、セルにコメントを追加し、コメントの枠線や塗りつぶしの色を変更するテクニックを解説しました。「Excelでセルにコメントを追加できることは知っていたけど、色を変えられることは知らなった!」という人もいるのではないでしょうか。

 このテクニックを使えば、コメントが増えてしまっても、特に重要なものは色を変えて目立たせることができますよね。ブックを引き継ぐときや共有するときに、今回の記事で解説したテクニックをぜひ役立ててくださいね!