いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】名簿を役職の偉い順に並べ替えたい!エクセルの表を自分で決めたルールで並べ替えるテクニック

名簿を役職の位が高い順に並べ替えたい時ってどうしたらいいの……?

 Excelで作成した社員名簿を、役職の位が高い順に並べ替えたい時、どうしていますか?「部長」「課長」「課長補佐」「主任」……など、会社によって役職名や序列はさまざまですが、どのような役職名・序列であっても、単純に「昇順」「降順」では並べ替えられそうにありません。

 名簿の中から目視で役職名を探して並べ替えていては、どれだけ時間があっても作業が終わりませんよね。今回は、役職ごとに並べ替えたい時など、自分で決めたオリジナルのルールでExcelの表を並べ替えられるようにするテクニックを解説します。

ユーザー設定リストに役職を登録する

 Excelで作った「○○商事従業員名簿」(①)を役職順に並べ替える例を考えてみましょう。まず、Excelの「ユーザー設定リスト」に役職名とその序列を登録します。「ユーザー設定リスト」とは、ユーザーが独自に項目や並び順を設定できるリストのことで、これに役職や序列を登録しておくと、独自のルールで並べ替えを行うことができるようになります。このユーザー設定リストはExcelのオプション画面から設定します。[ファイル]タブ(②)をクリックします。

 なお、並べ替えを行うなど表をデータベースとして使用したい時は、タイトルをシートに入力せずに1行目を見出し行にするか、この記事のサンプルのようにタイトルと見出し行の間に空行を入れておくようにしましょう。

 [情報]画面が開くので、画面左側のメニューから[オプション](③)をクリックします。なお、当記事に掲載しているスクリーンショットはOffice 365を契約しているパソコンで2018年10月5日に撮影したものです。パソコンに入っているOfficeのバージョンや契約状況によっては、このスクリーンショットと皆さんのお手元のパソコンの表示が違う場合がありますが、[オプション]は画面左側のメニューの一番下に表示されています。

 [Excelのオプション]画面が開きます。画面左側のメニューから[詳細設定](④)を選択し、画面を下にスクロール(⑤)して、[ユーザー設定リストの編集](⑥)をクリックします。

 [ユーザー設定リスト]ダイアログボックスが表示されます。画面左側の[ユーザー設定リスト]欄から[新しいリスト](⑦)を選択し、画面中央の[リストの項目]欄に役職を順番に[Enter]キーで改行しながら入力します(⑧)。入力が終わったら[OK](⑨)をクリックし、ダイアログボックスを閉じます。

 [Excelのオプション]画面に戻るので、[OK](⑩)をクリックして画面を閉じます。

 これで、役職をExcelのユーザー設定リストに登録できました。

役職順に名簿を並べ替える

 では、先ほどの「○○商事従業員名簿」を役職順に並べ替えてみましょう。名簿の表内の任意のセル(ここではセルA3)をクリックして選択(①)し、[ホーム]タブ(②)→[並べ替えとフィルター](③)→[ユーザー設定の並べ替え](④)をクリックします。

 [並べ替え]ダイアログボックスが表示されます。ここで、並べ替えの条件を設定します。[最優先されるキー]で[役職](⑤)を選択し、ダイアログボックス中央の[並べ替えのキー]に[セルの値](⑥)と表示されていることを確認します。[順序]で[ユーザー設定リスト](⑦)を選択し、[OK](⑧)をクリックします。

 [ユーザー設定リスト]ダイアログボックスが表示されます。[ユーザー設定リスト]から先ほど登録した[部長,課長,課長補佐,主任,係長](⑨)を選択し、[OK](⑩)をクリックします。

 [並べ替え]ダイアログボックスに戻るので、[OK](⑪)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 名簿が並べ替えられ、役職が先ほど登録した順番になりました(⑫)。

ユーザー設定リストで社内ルールや自分ルールも自在に設定!

 今回は、ユーザー設定リストに役職を登録して、名簿を役職順に並べ替える方法を解説しました。これなら、社内独自のルールや、自分で決めたルールで簡単に表を並べ替えることができますね。

 この方法を覚えれば、役職だけでなく、部署名や顧客名、案件名などいろいろなルールで並べ替えられるようになり、表がより使いやすくなりますよ。今回の記事の内容を覚えて、Excelを使うさまざまな場面で活用してみてくださいね!

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