いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】「すぐにその資料をメールして！」上司の無茶ぶりも軽くあしらえる！　エクセルで作成途中のファイルを瞬時にメール送信するテク

トップスタジオ

2018年11月16日 06:55

「すぐにメールして！」と言われても……

　上司（電話にて）「午前中に頼んでおいたあの見積書、もうできた？」
　部下「あともう少しですけど……」
　上司（電話にて）「途中でもいいから、今すぐそれ、メールで送って！」
　部下「えっ……（焦）」

　このやりとりを読んで、身に覚えのある読者は少なくないのではないでしょうか？

　「無茶ぶりしないでよ……」と心の声を抑えながら焦って操作をしていると、作成中のブックをいったんどこかに保存してメールソフトに切り替え、先ほどのブックを添付する……という普段なら何でもない操作も、案外手間取ってしまうことってありますよね。

　今回は、こんな時に知っておくと便利な、作成中のExcelブックを瞬時にメール添付で送信する方法について解説します。この方法を知っていれば、上司も「お、早いな……」と感心してくれることでしょう。ただし今回の方法は、Office 365ユーザーで、なおかつメールアプリとしてOutlookを使用している（Outlookが既定の電子メールアプリとして設定されている）ユーザー環境に限ります。

タイトルバーの右端にある［共有］から瞬時にメールを送信！

　次の「見積書」（①）を作成している途中で、上司からすぐにその資料をメールするように指示されたという例を考えてみましょう。

　まず、タイトルバーの右端にある［共有］（②）をクリックします。

　「あれ、操作の前にブックを保存しなくてもいいの……？」と疑問に思った読者もいるかもしれません。もちろん、ここで一度ブックを保存しても構いません。保存しない場合でも、現在入力されている状態のドキュメントをメールで添付することができます。どちらでも構いませんが、ブックにまだ名前が付いておらず「Book1.xlsx」などとなっている場合は、いったん名前を付けて保存をしてから、次の手順に進んだほうがよいでしょう。

　［共有］画面が表示されるので、画面の下のほうに着目します。Excelブックのままメールに添付して送信したい場合は［Excelブック］（③）をクリックし、PDFファイルに変換して送信したい場合は［PDF］（④）をクリックします。どちらを選ぶかは場合によりますが、受信者（今回の例では上司）がそのファイルを使って作業をしそうな場合は［Excelブック］を選ぶとよいでしょう。反対に、内容だけを知りたがっていたり、スマホなどのOfficeアプリが入っていない端末から確認していたりする場合は、［PDF］を選ぶとよいでしょう。

　今回の例では、［PDF］をクリックします。

　するとOutlook（⑤）が起動します。先ほどの見積書が自動的にPDFに変換され、「見積書.pdf」という名前で［添付ファイル］欄に表示されていますね（⑥）。この「見積書.pdf」をダブルクリックしてみましょう。

　すると今度は、PDF閲覧ソフトが起動して変換されたPDFが表示されます（⑦）（PDF閲覧ソフトが起動する前にメッセージが表示されることがありますが、気にせずに進みます）。ここで先ほどの文書の内容を確認できます。確認できたら、画面右上の［×］ボタン（⑧）をクリックしてPDFを閉じます。

　Outlookの画面に戻るので、宛先、件名、本文など必要事項を入力（⑨）して、［送信］（⑩）をクリックします。

　これで完了です。あっという間にできましたね。