【Excel】更新されると困るファイルの共有時はどうする？ 意図しない編集を防ぐテク

確認用のファイルは「読み取り専用」にしたい！

　エクセルで作成した表の内容を関係者に伝える際、ファイルをメールに添付して送付することがありますよね。相手が遠隔地にいる時などは、お互いのパソコンでファイルを開いて、リモートで打ち合わせすることもあるでしょう。

　同じファイルを開いているなら内容も同じはずですが、意図せずにファイルを更新してしまい、話がかみ合わなくなってしまう可能性もあります。エクセルの場合、数式が壊れてしまって修復できないという状況にもなりがちです。

　今回はファイルを「読み取り専用」として開くことを促すメッセージを表示する方法を3つ紹介します。WordやPowerPointでも同様の操作が可能です。

　完全にファイルの編集を禁止するわけではありませんが、メッセージが表示されることで「このファイルは更新してほしくないのだな」と相手に思わせる効果があります。また、自分も意識してファイルを編集するようになるので、更新データの共有忘れも回避できる効果があります。

ファイルのプロパティで設定する

　Windowsの機能を使って、ファイルを「読み取り専用」に設定できます。設定を解除する場合は、以下の手順を参考に［読み取り専用］のチェックを外すだけです。

ファイルを右クリックして（①）、［プロパティ］（②）を選択します

［ファイルのプロパティ］の画面が表示されます。［属性］の［読み取り専用］（③）にチェックを付けて、［OK］（④）をクリックします。

設定後のファイルを開くと、画面上部に「読み取り専用」のメッセージが表示されます（⑤）が、［ブックの編集］をクリックすると、編集できるようになります

エクセルの［情報］から設定する

　エクセルの機能で「読み取り専用」に設定することもできます。ファイルを開く際にメッセージが表示され、［はい］を選択すると読み取り専用、［いいえ］を選択すると編集可能な状態でファイルが開きます。

［ファイル］タブから［情報］（⑥）をクリックして［ブックの保護］（⑦）－［常に読み取り専用で開く］（⑧）を選択します

読み取り専用に設定された状態です（⑨）、解除する場合は、もう一度［ブックの保護］－［常に読み取り専用で開く］を選択します

ファイルを開くとメッセージが表示されます。［はい］（⑩）をクリックすると読み取り専用で開きます。［いいえ］は編集可能な状態で開きます。［キャンセル］はファイルを閉じます

読み取り専用でファイルが開きます（⑪）

書き込みパスワードで編集を禁止する

　上記の2つは簡易的な「読み取り専用」の設定方法です。［名前を付けて保存］ダイアログボックスの［ツール］からパスワードを設定して編集を禁止することもできます。パスワードを知らない人は「読み取り専用」でのみ開くように制限可能です。

［F12］キーを押して［名前を付けて保存］ダイアログボックスを表示しておきます。［ツール］（⑫）－［全般オプション］（⑬）をクリックします

［全般オプション］ダイアログボックスが表示されます。［書き込みパスワード］に任意のパスワード（⑭）を入力します。［読み取り専用を推奨する］（⑮）にチェックを付けます。［OK］（⑯）をクリックします

［パスワードの確認］ダイアログボックスが表示されます。先ほど入力したパスワードをもう一度入力します（⑰）。［OK］（⑱）をクリックします。［名前を付けて保存］ダイアログボックスに戻るので［保存］をクリックしてファイルを保存してください

ファイルを開くとパスワードを要求されます。［読み取り専用］（⑲）をクリックすると、読み取り専用でファイルが開きます