【Excel】シートのPDF出力時に元ファイル名などの情報をスマートに埋め込むワザ

［ページレイアウト］ビューが便利

　ファイルに関連する情報を埋め込む場合は、“ヘッダー”を利用します。［ページレイアウト］タブから［ページ設定］ダイアログボックスを呼び出して設定しても構いませんが、印刷イメージを確認しながら操作できる［ページレイアウト］ビューがおすすめです。

　［ページレイアウト］ビューでヘッダーやフッターを選択すると、［ヘッダーとフッター］タブが表示され、ファイル名や現在の日付や時刻、ページ番号などを挿入できるボタンが表示されます。また、ヘッダーやフッターは直接編集できるので、ファイルの作成者や組織などの情報も任意で挿入できます。

［表示］タブ（①）にある［ページレイアウト］（②）をクリックします

上部の［ヘッダーの追加］と表示された枠をクリックします（③）。左・中・右の3つの枠があり、ここでは左側の枠にファイル名を追加します

ヘッダーにカーソルが表示されて（④）編集できる状態になります。［ヘッダーとフッター］タブ（⑤）に切り替えて、［ファイル名］（⑥）をクリックします

「&[ファイル名]」と表示されます（⑦）。右側の枠をクリックします（⑧）

ここではファイルの作成者名を入力しました（⑨）。印刷プレビューに切り替えて印刷イメージを確認してみましょう。［Ctrl］＋［P］キーを押します（⑩）

用紙の上部（ヘッダー）にファイル名と作成者名が表示されています（⑪）。［▶］（⑫）をクリックして。次ページに切り替えます

共通のヘッダーが表示されていることがわかります（⑬）

フッターの編集も共通

　ページ下部の“フッター”の編集も同様です。ページ番号を挿入することが多いと思いますが、フッターの左の枠にファイル名、ヘッダーの右の枠にページ数を表示するといった設定も可能です。

［ページレイアウト］ビューに切り替えて、画面を下にスクロールするとフッターが表示されます。［ヘッダーとフッター］タブの［ページ番号］と［ページ数］をクリックして「／」で区切った例です

複数のワークシートへの設定も可能

　ヘッダーとフッターはワークシート単位で設定されます。ファイルに含まれる複数のワークシートにも共通のヘッダーやフッターを設定したい時は、複数のワークシートを選択した状態で、ここで紹介した操作を行ないます。