残業を減らす！Officeテクニック
テレワークでWordの音声入力が大活躍!? 「ディクテーション」を効率よく使うコツ
もうひとつの音声認識機能「トランスクリプト」は議事録作成が捗る
2022年4月11日 06:55
最近、音声認識の精度が向上しており、スマートフォンで音声入力する人も多いのではないでしょうか。使ってみると結構便利。となると、パソコンでも音声入力したくなります。今回紹介するWordの音声認識機能「ディクテーション」と「トランスクリプト」はおすすめです。
テレワークで周りに人がいないなら、人目をはばからず音声入力ができます。多くの人はマイクも用意済みのはずです。試してみる価値はあります。
「ディクテーション」の機能は、「Microsoft 365」のWordでは、［ホーム］タブにある「ディクテーション」のボタンで起動。Word 2021/2019/2016の場合は、［Win］＋［H］キーでWindows標準の音声認識機能を呼び出して利用します。
なお、「トランスクリプト」の機能を利用するには、「Microsoft 365」のサブスクリプション契約が必要。Web版Wordでの操作に限定されます。
［ディクテーション］ボタンのワンクリックで利用可能
ここではWeb版Wordで「ディクテーション」を利用する方法を紹介します。ご自分のMicrosoftアカウントでサインインして、Web版Wordの新規文書を表示しておきます。初期状態で表示される［ホーム］タブの［ディクテーション］ボタンをクリックするだけで、音声入力が開始されます。
効率よく音声入力を行うコツ
音声入力を行うときは滑舌よくゆっくりと発声するほか、音声入力と一時停止をこまめに切り替えると効率的です。音声入力中もキーボードは有効なので、誤変換された位置で改行するなどの工夫をすると音声入力後の修正がスムーズになります。
もし、音声が認識されない場合は、正しいマイクが選択されているか、音量が適切かどうかを確認してください。
記号の入力も音声だけで可能
「/」や「?」などの記号を入力するには、音声入力コマンドを利用します。文章の流れで正しく認識されないことも多いのですが、主なコマンドは知っておくと便利です。
- /：すらっしゅ
- ?：ぎもんふ
- （改行）：かいぎょう
- (：かっこ
- )：かっことじる
詳細は、Microsoftのサポートページに掲載されています。
スマートフォンアプリとの併用もオススメ
Web版Wordを使う前提なら、文書はOneDriveに保存されていますよね。文書の新規作成はスマートフォンを利用して、ボイスレコーダーのように音声入力でメモをとり、細かい修正はパソコンでという使い方はオススメ。マイクの不具合の心配もほぼありませんし、タップするよりも圧倒的に速く入力できます。
［Microsoft Word］アプリは、iPhoneとAndroidのいずれでも利用可能です。
音声ファイルから文字起こしできる「トランスクリプト」
「Microsoft 365」のサブスクリプション契約が必要ですが、Web版Wordに音声ファイルをアップロードするだけで文字起こしできる「トランスクリプト」は画期的。議事録作成が捗ります。
ファイル形式は、WAVE/MP4/M4A/MP3に対応。アップロードできる音声ファイルの長さはひと月あたり300分に制限されていますが、1時間の会議なら5回分は利用できるので、あらかじめ無音や雑談の部分を削除しておけば足りなくなるケースは少ないでしょう。
音声ファイルのアップロードのほか、その場での対話を録音しながらの文字起こしも可能です。文字起こしされたテキストから必要な箇所を文書に挿入できます。なお、「トランスクリプト」で紐付けた音声は、文書を閉じても有効なので作業を中断しても問題ありません。
