パワポのイライラを解消！　細かいけど地味に効く効率化テクニック

意外と知らないテキスト関連の小ワザ

　PowerPointが意図通りに動かない！　とイライラすることは少ないと思いますが、ちょっとした小ワザを知っておくと作業効率が上がります。

　例えば、利用頻度の高いテキストボックス。余裕をもって挿入したけど、右側の余白が広がり過ぎたので、毎回縮めている。グラフや図形に追加した吹き出しの位置を細かく調整しているなど、意外と時間をとられてしまう操作がありますよね。今回はテキスト関連で知っておくと便利な小ワザを集めました。

書式設定の作業ウィンドウに注目

　塗りつぶしや罫線などをまとめて管理・設定できるのが「作業ウィンドウ」です。何かの操作に連動して表示されることがあるので、使われたことはありますよね。実は、テキストボックスの便利機能はここに集約されています。特別な機能ではありませんが、常に表示しておくだけでも効率が上がるはずです。

テキストボックスをテキストにフィットさせる

　以下は、テキストボックスの右余白が広すぎる状態です。ハンドルをドラッグして調整してもいいですが、縮めすぎて文字列が折り返されてしまったり、またそれを戻したりと繰り返すのは時間の無駄です。チェックボックスひとつでフィットさせましょう。

テキストボックスの右余白が広すぎる状態。ハンドルをドラッグするよりも簡単・確実な方法がある

テキストボックスを右クリックして、［図形の書式設定］を選択する

画面右側に［図形の書式設定］の作業ウィンドウが表示される。［文字のオプション］－［テキストボックス］をクリックする。［図形内でテキストを折り返す］のチェックをクリックする

文字列に合わせてテキストボックスのサイズが調整された

テキストと図形の位置を合わせる手間を省く

　図形とテキストボックスを整列させると、微妙にずれるので微調整している……。この経験ありませんか？　テキストボックス内の余白が原因です。これも［図形の書式設定］のウィンドウで解決可能です。

テキストボックスと図形の左端を揃えても、テキストボックス内に余白があるとずれて見える

［図形の書式設定］を表示しておく。［文字のオプション］－［テキストボックス］をクリックすると、テキストボックス内の余白を確認できる

上下左右の余白をすべて「0」にした。

テキストボックスと図形の左端が揃った

テキストを段組みにする

　たまに使いたくなる「段組み」の設定も［図形の書式設定］のウィンドウにあります。リボンには見当たらないので諦めていた方もいるのではないでしょうか。

テキストボックスを選択して、［段組み］をクリックする

［段組み］ダイアログボックスが表示される。［数］に段数を指定して間隔を設定する

テキストボックスを段組にできた

扱いやすい「吹き出し」を作る

　グラフや図版などに追加する吹き出しが目立ちすぎることがありませんか？　シンプルなものに切り替えると、今度は味気なくなって「線」を追加したくなったりします。

標準の吹き出し。目立ちすぎな印象

「枠なし」を選ぶとシンプルすぎる

　手間をかけずに「下線あり」の吹き出しを作成しましょう。吹き出し内の文字を追加・削除しても、下線が伸縮するのも便利です。

［挿入］タブから［図形］－［折れ線（枠なし）］を選択する

［折れ線（枠なし）］の吹き出しを挿入したら、テキストや線の色を追加しておく

折れ線の黄色のハンドルをボックス右下にあわせる

もう1つのハンドルはボックス左下にあわせる

「下線あり」の吹き出しに調整できた

ボックスサイズを変えると下線も伸縮する