残業を減らす！Officeテクニック
新入社員は知らない 業務で使うパワポの作法 ～見栄えよりも大事なこと
2024年4月1日 06:55
学生の頃から“パワポ”に慣れている人も多いですよね。見栄え良くスライドを作るテクニックも身に付けていることでしょう。ただ、仕事で作成する資料は、自分ひとりの作業では完結しません。限られた期間で作成し、関係者からフィードバックに対応して再提出、何回かのやり取りの後に完成といった流れが一般的です。
資料の見栄え以前に、クライアントの要件や要望を満たしていなければ評価はされません。用意した資料からの転記漏れは避けたいですよね。また、相手が資料を受け取った後の作業も想定しておくことも大切です。
今回は、スムーズな資料作りとファイルの共有時に気を使えるテクニックをまとめました。下準備はサッと済ませれば、内容のブラッシュアップに時間が使えますよ。
アウトラインで骨子をすばやく仕上げる
すばやくスライド作成するために、必要なページ数分のスライドを挿入して、内容をまとめたファイルから1つずつコピペしていませんか？ 転記漏れしてしまう可能性もありますよね。“アウトライン”の機能がおすすめです。
Wordで「アウトラインレベル」を設定しておき、PowerPointで［アウトラインからスライド］を選択するだけで、一気にスライドを作成できます。見出しのみのスライドを用意する時にも使えます。
［アウトラインからスライド］の機能を使わずに、アウトライン表示に切り替えてからスライドの内容を入力する方法も効率的です。メモからコピー＆ペーストしてもいいでしょう。
ファイルの共有前に不要な情報を削除する
作成したファイルを共有する前に［ドキュメントの検査］を実行する習慣を付けておきましょう。作成者や更新者の情報を削除できるほか、不要なアドインやプレゼンテーションノートなど、“共有する必要のない”情報をまとめて削除できます。
汎用的なPDF形式で共有する
共有するファイルは、PowerPoint標準のPPTX形式ではなく、PDF形式の利用が推奨されることも多いですよね。スマートフォンやパソコンなど、環境に依存せずに表示でき、改ざんされにくくなります。
その際、［ファイル］タブから［エクスポート］－［PDF/XPSドキュメントの作成］－［PDF/XPSの作成］と操作するのは悪手。［F12］キーを押して［名前を保存］ダイアログボックスを即表示できます。
