残業を減らす！Officeテクニック
テキストメモからのパワポスライド作成にコピペは不要！ アウトライン化で高速作業
2022年8月22日 06:55
PowerPointでプレゼン資料をまとめる際、Wordなどでまとめたメモを元にスライドを作成することがありますよね。この時、コピー＆ペーストを繰り返してはいないでしょうか。写しながら推敲できるとも考えられますが、全体の構成は大きく変わらないはず。見出しごとに新しいスライドを挿入して、コピペ＆修正では手間がかかりますよね。
スライド作成のスピードを大幅に向上させる「アウトラインからスライド」の機能を試してみてください。元にするメモがWordファイルの場合は「アウトラインレベル」を設定、TXTファイルの場合は「タブ文字」を挿入して保存しておきます。
PowerPointでの操作は［新しいスライド］－［アウトラインからスライド］を選択するだけです。たったこれだけで時短効果は抜群です。本文は未確定で見出しのみのスライドを挿入したい場合にも使えます。
Wordファイルに「アウトラインレベル」を設定する
元になるメモがWordファイルの場合は「アウトラインレベル」を設定します。アウトライン表示を積極的に利用する人は限られると思いますが、章や節、本文などの階層を設定して、文書全体の構成を考えて執筆できるため、ページ数の多い報告書やレポートなど、階層構造が複雑になる文書の作成時に重宝する機能です。
スライド作成が目的なので、「レベル1」と「レベル2」のみの設定でOK。スライドのタイトルにする行は「レベル1」、本文にする行は「レベル2」に設定します。
これで下準備は完了です。あとはアウトラインレベルを設定したWordファイルを、PowerPointの「アウトラインからスライド」の機能で読み込むだけです。なお、「アウトラインからスライド」で読み込む際、アウトラインレベルに応じたスライドが挿入されます。以下ではスライドをすべて削除した状態から挿入していますが、タイトルスライドを設定した状態で読み込んでもいいでしょう。
TXTファイルに「タブ文字」を設定する
TXTファイルを利用する場合は、本文にする行の先頭で［Tab］キーを押して「タブ文字」を挿入するだけですが、保存時の文字コードに注意。「メモ帳」の既定の文字コードは「ANSI」なので、［名前を付けて保存］ダイアログボックスで「UTF-16LE」を指定してから保存してください。「UTF-16LE」以外の文字コードで保存したファイルを読み込むと文字化けしてしまいます。
文字コードを指定することだけ気を付ければ、TXTファイルのほうが扱いやすいですね。もちろん「メモ帳」以外のテキストエディターも使えます。文字コードは「Unicode（UTF-16）」など、メモ帳の「UTF-16LE」に相当するものを指定してください。「Unicode（UTF-16,Big-Endian）」などはNGです。例えば、スライドのタイトルを羅列したTEXTを作成して読み込めば、必要なタイトルが挿入されたスライドを作成できます。
