柳谷智宣の「実は色々できるPDFの活用法」

【PDF化のついでに自動生成！】ページ数の多いPDFにしおり機能で目次を作成する方法

「PDF-XChanger Editor」のブックマーク機能も驚きの充実度

柳谷智宣

2024年1月30日 09:00

　本連載「柳谷智宣の『実は色々できるPDFの活用法』」では、無料・有料のPDFツールを活用し、ビジネスシーンで活躍しそうなPDFのテクニックを解説していく。今までは、もらったPDFを閲覧することしかしたことがない、という人にぜひ読んでいただきたい。

今回はページ数の多いPDFにしおり機能で目次を作成する方法をご紹介する

　白書や論文など、ページ数が多いPDFファイルを閲覧する際、目当ての情報になるべく短時間でたどり着きたいことだろう。マウスホイールを回してページをめくるのにも限界がある。検索するとしても、キーワードによっては他のページがヒットしてしまい、かえって手間がかかるかもしれない。そんなときにお勧めなのが「しおり」機能。PDFの任意のページにしおりを挟み、いつでもジャンプして表示できるのだ。

　「Adobe Acrobat」ならPDFを開いた状態で、右側のしおりアイコンをクリックする。しおりパネルが開くので、しおりを挟みたいページを開き、「新規しおりを追加」アイコンをクリックする。初期状態だと、しおり名が「名称未設定」となっているので、名前をつける。通常は、そのページの見出しを設定すればよいだろう。

PDFファイルを開き、しおりアイコンをクリックする

ジャンプするページを開いて「新規しおりを追加」アイコンをクリック

しおり名をつければ完了。いつでもワンクリックで該当ページにジャンプできる

　なお、しおりを作成する際、テキストを選択した状態にしておくと、しおり名にそのテキストが入るので覚えておこう。この場合は、その文字の場所にジャンプするようになる。

文字を選択した状態でしおりを追加すると、自動的にしおり名になるので便利

1ページが画面に収まらない文書などでは、選択した文字列の場所にジャンプする

　章扉など、必要に応じてしおりを追加し、目次を作成しておくと読む人の手間が省ける。もし、追加したしおりの順番を入れ替えたいならドラッグ＆ドロップで動かすことができる。その際、移動先を示す青いラインに注目しよう。ドロップする場所によって、しおりを階層化できるのだ。

しおりの場所はドラッグ＆ドロップで入れ替えられる

　しおりが横幅いっぱいに表示されているなら、最上位の階層のまま移動する。すぐ上の項目名よりも右側だけに青いラインが表示されている場合、その項目の下に移動する。章の下に節を追加する際に利用するとよいだろう。なお、階層化されているしおりの横には「＞」マークが表示され、クリックすると展開する。

しおりを他のしおりの下に移動することもできる

しおりを階層化できた。矢印マークで階層を展開したり畳んだりできる

　しおりパネルの「…」メニューからさまざまな設定や操作が行える。「テキストのサイズ」ではしおりの文字の大きさを調整でき、「長いしおりを折り返す」にチェックを入れれば、しおり名が長くても全部表示できるようになる。また、しおりの名前を変えたり、現在、表示もしくは選択している位置に変更することも可能。

「…」メニューから各種操作や設定が行える

　プロパティを開くと、表示方法とアクションを設定できる。あまり意味はないかもしれないが、目次のスタイルや色を変更できる。［アクション］タブでは、しおりを開いたときのアクションを追加することもできる。通常は、指定の倍率で該当ページを開くだけだが、JavaScriptを実行したり、Webリンクを開いたり、サウンドを再生したりといったことも設定できる。

　しおりをごてごてさせる必要はないかもしれないが、例えば、重要なページのしおりを赤く目立たせて、それをクリックしたら「ここは重要です！」のようなサウンドを再生させるということも可能になる。

しおりのプロパティで文字装飾や色を変更できる

［アクション］タブで追加の動作を設定できる

PowerPointやWordからPDF化する際に自動的にしおりを生成する

　章にしおりをつけるくらいであれば手動でも対応できるが、節や項にまでしおりをつけようとすると面倒だ。そんなときは、PowerPointやWordからPDFを生成する際に、自動的にしおりを生成するように設定しておこう。

　まずはPowerPointやWordの［Acrobat］タブを開き、「環境設定」アイコンをクリックする。［設定］タブの［アプリケーション設定］－［しおりを作成］にチェックを入れて［OK］をクリックする。この状態で［Acrobat］タブの［PDF作成］をクリックし、PDFファイルに変換すればしおりが自動で追加される。設定を有効にしていても、印刷機能を利用してPDF化するとしおりが作成されないので注意すること。

［しおりを作成］にチェックを入れる

［Acrobat］タブからPDFを作成する

各ページの見出しでしおりが作成された

　全ページのしおりが表示されて煩雑になるなら、不要なしおりのごみ箱アイコンをクリックして削除しよう。階層化して、章の下に節を配置し、折りたためるようにしておく手もある。階層化する際は、複数のしおりを選択し、まとめて移動することもできる。

複数のしおりを選択し、まとめて階層化できる

　ただし、WordをPDF化する際は注意が必要だ。しおりとして自動追加するためには、見出しに「見出し」スタイルが適用されている必要がある。文字サイズを大きくしたり、太字にしているだけではダメで、［ホーム］－［スタイル］で「表題」や「見出し」を設定しておこう。

WordからPDFのしおりを生成するには「見出し」スタイルを適用する必要がある

　表題の数字が大きいほど、階層が下に配置されるが、すべての見出しがしおりになっても煩雑になってしまうことがある。そんなときは［環境設定］から［しおり］タブを開き、しおりに設定する見出しレベルを設定しておくとよい。通常は1～3くらいで十分だろう。

Wordの［Acrobat］タブから［環境設定］－［しおり］で設定する

Wordから生成したPDFにしおりが自動追加された

「PDF-XChanger Editor」でしおりを作成する

　「PDF-XChanger Editor」では、しおりのことを「ブックマーク」と呼んでいる。

　PDFを読み込んだ状態で［ブックマーク］タブを開き、右クリックメニューから［ブックマークを追加］をクリックすると、「無題」というブックマークが追加される。Acrobat同様、テキストを選択した状態で追加すれば、ブックマーク名になる。

ブックマークしたいページを開き、右クリックメニューから［ブックマークを追加］をクリック

選択したテキストの名前がついたブックマークが生成された

　ブックマークをクリックすれば、ジャンプして該当ページが開く。ドラッグ＆ドロップでブックマークの場所を移動でき、階層化することも可能。複数のブックマークを選択し、まとめて移動することもできる。

複数のブックマークを選択して、まとめて階層を動かせる

　歯車アイコンをクリックすると、操作・設定のメニューが開く。Acrobat同様、テキストサイズを変更したり、長いブックマークを折り返したり、アイコンの表示・非表示を切り替えたりできる。［子要素がなければ削除］という項目も用意されており、不用意に複数のブックマークをまとめて消してしまうような事故を回避できるのがありがたい。

設定メニューからさまざまな操作が行える

　PDF内のテキストを指定して、ブックマークをまとめて自動追加することもできる。例えば、30ポイントプラスマイナス5ポイント（30.0pt±5.0pt）のサイズで、黒色の文字をブックマークのタイトルとして抽出する、といったことができるのだ。フォントを指定したり、最初の文字が数字のみ、といった条件をつけることもできる。ブックマークに追加する際、タイトルの前後に任意の文字を挿入したり、特定の文字を置換したりできるなど、柔軟な設定が可能だ。

［ブックマーク］タブの［ページテキストから］をクリック

テキストマッチングのオプションでブックマークしたい文字の条件を指定する

見出しを一気にブックマークに登録できた

　［ページ番号でブックマーク生成］では、一定のページ間隔でブックマークを生成できる。例えば、5ページごとにブックマークをまとめて追加したいときに便利。ブックマーク名のテンプレートもカスタマイズ可能だ。

　そのほか、テーブルコンテンツや別のテキストファイルからブックマークを生成する機能もある。「PDF-XChanger Editor」のブックマーク（しおり）機能の充実度には驚くばかりだ。ページ数の多い文書を生成することが多いなら活用してみて欲しい。

［ページ番号でブックマーク生成］で一定のページ間隔でブックマークを生成できる

　以上、ページ数の多いPDFにしおり機能で目次を作成する方法となる。自分で作った文書を他の人が見やすいようにするほか、参照することの多い白書などにしおりがついていないときに、自分でつけてしまうこともできる。PDF閲覧中にページを探すことが多いと感じているなら、しおり機能を活用して作業を効率化しよう。