いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】取引先に「最近使用したファイル」の一覧を見られたくない!知っておくと便利なエクセルの履歴の活用テク

最近使ったファイルの一覧を取引先に見せたくない!

 Excelを起動すると、最初に表示される画面(スタート画面)に「最近使ったファイル」の一覧が表示されますよね。この画面に自分が編集したブックの履歴が表示されることを不便に感じたことはありませんか。例えば、取引先にプレゼンを行う時に、社内向けの資料が一覧に表示されるのを防ぎたいと思っている人は多いのではないでしょうか。

 一方で、毎日必ず開くブック(例えばプロジェクト管理表や出退勤表など)は、一覧に表示されていると、すぐに開くことができて便利です。

 そこで今回は、最近使ったファイルの一覧の活用テクを解説します。最初に、最近使ったファイルの一覧にブックの履歴を表示しないようにする方法を解説します。そのあと今度は反対に、特定のブックをこの一覧に常に表示する方法を解説します。

「最近使ったファイル」にブックの履歴を表示しないようにする

 Excelを起動して最初に表示されるスタート画面には、最近使ったファイルの一覧(①)が表示されますよね。

 また、[ファイル]タブ→[開く](②)をクリックした時に表示される[開く]画面にも、最近使ったアイテムの一覧(③)が表示されます。

 この項では、これらの画面に使用したブックの履歴が表示されないように設定してみましょう。

 どのブックでも構わないので、ブックを開いた状態で[ファイル]タブ→[オプション]をクリックして、[Excelのオプション]画面を表示しておきます。

 [Excelのオプション]画面の[詳細設定](④)をクリックして、画面を下方向へスクロール(⑤)します。[表示]欄の[最近使ったブックの一覧に表示するブックの数]を「0」(⑥)に変更します。

 [OK](⑦)をクリックしてシートに戻ります。

 一度ブックを閉じてから、Excelを再び起動してみましょう。すると、最近使ったファイルの一覧には何も表示されなくなりましたね(⑧)。

 [開く]画面も見てみましょう。こちらにも[最近使ったアイテム]には何も表示されなくなりました(⑨)。

 ただし、この方法ではブックの履歴を表示しないというだけで、履歴が削除されたわけではないので注意してください。再び[Excelのオプション]画面から、[最近使ったブックの一覧に表示するブックの数]に「0」以外の数字を指定すると、その数だけブックの履歴が表示されるようになります。

 履歴を完全に削除したい場合は、次の項で解説する手順で行います。

「最近使ったファイル」に表示されるブックの履歴を消去する

 Excelを起動してスタート画面(①)を表示します。

 どれでも構わないので、最近使ったファイルの一覧に表示されているブック(ここでは「新商品要望アンケート結果.xlsx」)を右クリック(②)して、表示されるメニューから[固定されていないブックをクリア](③)を選択します(「固定」については次の項で詳しく解説します)。

 確認ダイアログボックスが表示されるので、[はい](④)をクリックします。

 すると、最近使ったファイルの一覧には何も表示されなくなりましたね(⑤)。この操作でファイルの履歴は完全に消去されました。

 [開く]画面も見てみましょう。こちらにも[最近使ったアイテム]には何も表示されなくなりましたね(⑥)。固定されていないブックをクリアする操作は、この[開く]画面からでも同様に行えます。

使用頻度の高いファイルを一覧に固定する

 プロジェクト管理表や出退勤表のように、毎日必ず開くような使用頻度の高いブックは、最近使ったファイルの一覧に常に表示されていると便利です。この項では、特定のブックをこの一覧に固定して、常に表示されるようにする方法を解説します。ではやってみましょう。

 Excelを起動してスタート画面を表示します。最近使ったファイルの一覧に表示されている「ABCプロジェクト進捗表.xlsx」(①)は毎日必ず開く使用頻度の高いブックであるとして、常に表示されるように固定してみます。

 「ABCプロジェクト進捗表.xlsx」を右クリック(②)して表示されるメニューから[一覧に固定](③)をクリックします。

 すると、最近使ったファイルの一覧に[固定]という欄が追加され、その下に「ABCプロジェクト進捗表.xlsx」が表示されます(④)。ファイル名の右側に、固定されたファイルであることを示すピンのマーク(⑤)が表示されていることに注目してください(掲示板などに紙の書類をピンで留めておくようなイメージです)。

 通常、新しいブックが使用されるたびに、古いブックの履歴は消えていきますが、一覧に固定しておくと常に表示されるようになり、いつでも一覧から簡単に開けるようになります。

 [開く]画面の[最近使ったアイテム]にも[固定]欄が追加され、その下に「ABCプロジェクト進捗表.xlsx」(⑥)が表示されるようになります。同様に、ファイル名の右側にピンのマーク(⑦)が付いていますね。

 一覧から固定を外す時は、対象のファイルを右クリック(⑧)して表示されるメニューから[一覧への固定を解除](⑨)をクリックします(ここでは[開く]画面の例を使いますが、スタート画面でも同様です)。

「最近使ったファイル」の一覧をもっと活用しよう

 今回は、Excelを起動した時に最初に表示される画面(スタート画面)にある、「最近使ったファイル」の一覧の活用テクを解説しました。

 履歴を消去する方法は、共有のパソコンを使う際にも役に立ちますし、特定のブックを一覧に固定表示する方法は、いつも使うブックをすばやく開くのに役立ちます。

 ぜひ、活用してみてくださいね。