いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】Webに公開したブックに自分の名前が!エクセルで作成したファイルに含まれる個人情報を削除・変更するテク

自分の名前が入ったブックをうっかり公開してしまっているかも…!

 Excelのブックなど、Officeアプリケーションで作った文書は、紙に書いたものと違ってメールなどで気軽に他の人と共有できて便利ですよね。また、Webサイトなどにアップして、たくさんの人に見てもらうことも簡単にできます。でも、その文書に自分の名前などの個人情報が含まれていることをご存知でしたか?

 他社に送るブックや、Webサイト上にアップして不特定多数の人に見てもらうブックでは、作成者名などの個人情報を含めたくない場合や、作成者を自分の名前ではなく会社名に変えておきたいという場合がありますよね。

 今回は、Excelのブックに入っている個人情報を削除するテクニックと、ブックの作成者や最終更新者名を変更するテクニックを解説します。

テクニック1:Excelのブックから個人情報を削除する

 1つ目は、Excelのブックから個人情報を削除するテクニックです。

 Excelで作った見積書(①)のブックから、個人情報を削除してみましょう。個人情報を削除したいブックを開いて、[ファイル]タブ(②)をクリックします。

 [情報]画面が表示されます。[ブックの検査]の左側に表示される[問題のチェック](③)をクリックし、表示されるメニューから[ドキュメント検査](④)を選択します。

 このドキュメント検査を行う前には、ブックを保存しておく必要があります。ブックが保存されていない場合、[ドキュメント検査を使用する前に]というダイアログボックスが表示されるので、[はい](⑤)をクリックして保存します。

 ブックがすでに保存されて最新の状態になっている場合は、このダイアログボックスは表示されないので、次の操作に進みます。

 [ドキュメントの検査]ダイアログボックスが表示され、ブックの中に含まれているかどうかを調べる項目の一覧が表示されます。ここでは個人情報の有無を検査するので、[ドキュメントのプロパティと個人情報]のチェックマークがON(⑥)になっていることを確認し、[検査](⑦)をクリックします。

 ドキュメント検査の結果が表示されます。個人情報などが保存されている場合、ダイアログボックスの[ドキュメントのプロパティと個人情報]の左側のアイコンが[!]になり、ドキュメントに含まれている情報の一覧(⑧)が表示されます。削除したい情報が含まれていた場合は、[すべて削除](⑨)をクリックします。

 個人情報が削除されると[ドキュメントのプロパティと個人情報]の左側のアイコンがチェックマークに変わり、「ドキュメントのプロパティと個人情報が削除されました。」(⑩)と表示されます。個人情報が削除されたことを確認したら、[閉じる](⑪)をクリックします。

 開いたブックの画面に戻ります。これで、個人情報の削除は完了です。最後に上書き保存(⑫)しておきましょう。

テクニック2:作成者や最終更新者の名前を変更する

 2つ目は、個人情報を削除するのではなく、作成者や最終更新者としてブックに記録されるユーザー名を変更するテクニックです。

 Excelで作った見積書の作成者や最終更新者として記録されているユーザー名を、社員個人の名前から会社名に変更してみましょう。ブックを開いて[ファイル]タブをクリックし、[情報]画面を開いておきます。画面右側の[関連ユーザー]に、作成者や最終更新者として社員個人の名前(①)が記録されていることがわかります。

 まず、作成者のユーザー名を変更します。[作成者]の右に表示されているユーザー名の上で右クリック(②)し、表示されるメニューの[プロパティの編集](③)をクリックします。

 [ユーザーの編集]ダイアログボックスが表示されます。[名前または電子メールアドレスの入力]に、変更後のユーザー名(④)を入力し、[OK](⑤)をクリックします。

 作成者名が[トップスタジオ]に変わりました(⑥)。しかし、まだ最終更新者が[山田知美](⑦)のままになっているので、こちらも変更します。この部分に表示される名前を変更するには、Officeアプリケーションのユーザー名を変更します。画面左側のメニューの一番下にある[オプション](⑧)をクリックします。

 [Excelのオプション]画面が表示されます。画面左側のメニューの[基本設定](⑨)の、[Microsoft Officeのユーザー設定]欄の[ユーザー名]に入力されている名前を「トップスタジオ」(⑩)に変更し、[OK](⑪)をクリックします。

 これで、ユーザー名が変更されました。画面左側の[上書き保存](⑫)をクリックして変更を保存します。最終更新者を確認するために、もう一度[ファイル]タブ(⑬)をクリックします。

 [情報]画面が表示されます。画面右側の[最終更新者]のユーザー名が[トップスタジオ](⑭)に変更されたことがわかります。[最終更新者]のユーザー名がこの時点で新しいものに変わっていない場合でも、画面右上の[×]をクリックしてExcelを終了し、もう一度同じブックを開いて確認すれば、ユーザー名が変更されているのが確認できます。

 ちなみに、Microsoft Officeのユーザー名を変更すると、それ以降に作成される新しいブックの作成者も、変更後のユーザー名になります。また、Excelでユーザー名を変更すると、同時にWordやPowerPointのユーザー名も自動で変更されるので気を付けてください。

公開範囲に応じて個人情報の設定を変更しよう

 今回は、個人情報の設定を変更するテクニックを2つ解説しました。

 状況に応じて個人情報を柔軟に変更できれば、ブックを安心して共有したり、公開したりできますね。

 今回の記事で解説したテクニックを活用して、Excel上の個人情報を適切に設定してくださいね。