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【Excel】勤怠管理表で今日の日付が見付からない！エクセルで今日の日付を自動で強調表示するテクニック

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2018年6月25日 06:55

勤怠管理表から今日の日付を探すのは意外に面倒！

　Excelは勤務時間の記録などの勤怠管理にも便利ですよね。実際に、Excelで作った表を勤怠管理に活用している読者は少なくないのではないでしょうか。

　ただ、1か月分の出退勤時刻を入力する勤怠管理表のようにたくさんの日付が入力されているシートでは、表の中から今日の日付を探すだけで少し時間がかかってしまいますよね。「今日の日付だけ強調されれば、今日入力する欄が簡単にわかるのに…」と思ったことはありませんか？

　今回は、たくさんの日付が並ぶ勤怠管理表の中で、いつでも今日の日付を含む行に色を付けて強調するテクニックを解説します。

ステップ1：日付の入力欄はセルの書式設定でひと工夫！

　6月勤怠管理表（①）に日付と曜日を入力し、ブックを開くといつでも今日の日付の行に色が付くように設定してみましょう。

　まずは、A列に日付を入力していきます。セルA4に、「2018/6/1」（②）と入力します。

　見やすくするため、「○日(曜日)」という形式で表示されるようにセルの書式設定をしましょう。なお、先ほど入力した「2018/6/1」の書式のままで問題ないという方は、ステップ1のこの先の操作は必要ありません。セルA4の右下にマウスポインターを合わせ、マウスポインターの形が十字になったら下にドラッグし、1か月分の日付を入力してください。

　先ほど日付を入力したセルA4の上で右クリック（③）し、表示されるメニューから［セルの書式設定］（④）をクリックします。

　［セルの書式設定］ダイアログボックスが表示されます。ここで、入力した年月日の「日」だけが表示されるように設定します。［表示形式］タブ（⑤）をクリックし、［分類］欄から［ユーザー定義］（⑥）を選択します。右側の［種類］に「d”日"(aaa)」（⑦）と入力し、［OK］（⑧）をクリックします。

　セルA4に、「1日(金)」（⑨）と表示されます。

　A列の他のセルに、オートフィルで日付を入力します。セルA4をクリックして選択し、マウスポインターをセルの右下に合わせると、マウスポインターの形が十字に変わります。十字の形になったマウスポインターを下にドラッグ（⑩）すると、連続した日付が、セルA4と同じ形式で、自動でA列に入力されます（⑪）。

　これで、日付と曜日が入力され、勤怠管理表のベースが出来上がりました。

ステップ2：表の中で今日の日付を含む行が強調されるように設定する

　今日の日付を含む行が強調されるように設定するには、条件付き書式を設定します。まず、表全体をドラッグして選択（①）しておきます。表が縦に長いので選択範囲全体が画面に写っていませんが、ここではセル範囲A4:F33を選択しています。見出し行は含んでも含んでいなくても構いません。表を選択したら［ホーム］タブ（②）→［条件付き書式］（③）→［新しいルール］（④）をクリックします。

　［新しい書式ルール］ダイアログボックスが表示されます。［ルールの種類を選択してください］欄で［数式を使用して、書式設定するセルを決定］（⑤）を選択します。その下の［ルールの内容を編集してください］欄に数式の入力欄が表示されるので、すべて半角で「=$A4=TODAY()」（⑥）と入力します。数式が入力できたら［書式］（⑦）をクリックします。

　ここで入力した数式は、いつでも今日の日付を返す「TODAY関数」を含んでいます。表の中でA列に今日の日付が入力されている行に対して、この先で行う操作で設定する書式が適用されることになります。

　［セルの書式設定］ダイアログボックスが表示されます。［塗りつぶし］タブ（⑧）をクリックし、［背景色］からセルに付けたい色（⑨）を選択します。選択した色が［サンプル］に表示（⑩）されるので、確認したら［OK］（⑪）をクリックします。

　再び［新しい書式ルール］ダイアログボックスが表示されます。［プレビュー］の背景色に先ほど選択した色が表示されている（⑫）のを確認したら、［OK］（⑬）をクリックします。

　今日が6月12日だとすると、勤怠管理表の中で今日の日付が含まれている行（ここでは15行目）に、色が付きます（⑭）。

　さらに、以前の記事を参考にして土曜日や日曜日の日付に色を付ける（⑮）のも、見やすくていいですね。