いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel効率化】仕事のスピードが抜群にアップ!エクセルの操作をワンキーで繰り返し実行するテク

[F4]キーを使ってExcelの作業を効率化しよう

 普段、Excelでの業務を行う際に、ショートカットキーを使って作業の効率化をはかっている読者は多いと思いますが、キーボードの上段に並んでいる[F1]~[F12]までのファンクションキーは、使っているでしょうか。これらのキーには特定の機能が決められていて、キーを押すだけで特定の機能をすばやく実行できます。したがって、ファンクションキーを使いこなせると作業が劇的にはかどります。

 今回は、Excelで使えるファンクションキーの中から、[F4]キーをピックアップして解説します。[F4]キーは、直前の操作を繰り返すことのできる便利なファンクションキーです。

基本編:セルを同じ色で塗りつぶす

 まずは「売上一覧表」(①)を使って基本的な使い方を解説します。まず、この表のいずれかのセルを塗りつぶしたあと、[F4]キーを使って、別のセルも同じ色で塗りつぶしてみます。

 例としてセルE5(②)を塗りつぶしてみます。セルE5を選択した状態で、[ホーム]タブ(③)→[塗りつぶしの色]の右横にある[▼](④)をクリックすると、色の一覧が表示されるので好きな色(⑤)を選択します。

 セルE5(⑥)が塗りつぶされましたね。

 次に、別のセル(ここではセルE9)も同じ色で塗りつぶしてみましょう。セルE9(⑦)を選択して[F4]キーを押します。

 セルE9も同じ色で塗りつぶされましたね(⑧)。

 このように、目的のセルを選択して[F4]キーを押せば、同じ色でセルを塗りつぶすことができます(⑨)。

 セルに色を付けるたびに、マウスに手を伸ばしてリボンの[塗りつぶしの色]ボタンをクリックする必要がないので、とてもスムーズに作業が進みますね。

 [F4]キーは直前の操作を繰り返す機能です。間に別の操作を挟むと、当然ながら実行される操作が変わってしまうので注意してくださいね。

応用編:同じルールで罫線を引く

 セルに罫線を引くのは結構面倒な作業ですよね。シンプルな罫線ならまだしも、ちょっと凝った罫線を引きたい時などは、時間を要することが多いです。また、やっと完成した表の罫線を他の表にも適用したい時に、最初からやり直すのは手間です。こんな時にこの[F4]キーを使えば、直前の操作を繰り返すことができるので、一から設定する必要はありません。では早速やってみましょう。

 先ほどと同じ「売上一覧表」の例を使って、セル範囲に罫線を引いてみます。ここでは、外枠には実線を、内側には破線を引くという例を解説します。はじめに、セル範囲I2:J3(①)に罫線を引いたあと、セル範囲A2:F14(②)にも罫線を設定します。

 セル範囲I2:J3(③)を選択した状態で、[ホーム]タブ(④)の[罫線]の右横にある[▼](⑤)をクリックして表示されるメニューから[その他の罫線](⑥)を選択します。

 [セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されます。[罫線]タブ(⑦)が選択されていることを確認して、[スタイル]欄から実線(⑧)をクリックして選択します。続けて[外枠](⑨)をクリックします。

 プレビュー欄に、選択した罫線(実線)が適用される(⑩)ので確認します。続けて、今度は[スタイル]欄から破線(⑪)をクリックして選択し、[内側](⑫)をクリックします。

 プレビュー欄の枠の内側に、選択した罫線(破線)が適用されていますね(⑬)。

 [OK](⑭)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 セル範囲I2:J3(⑮)に罫線を引くことができました。外枠が実線で、内側には破線が引かれています。

 次にセル範囲A2:F14にも同様のルール(外枠は実線、内枠は破線)で罫線を引いてみましょう。セル範囲A2:F14(⑯)を選択した状態で[F4]キーを押します。

 すると、セル範囲I2:J3と同じように、外枠が実線で、内側には破線を引くことができました(⑰)。キー1つで操作が完了するので、すばやく、簡単ですね。

 ここでポイントは、罫線を引く対象の表の形や大きさにかかわらず、直前に行われた「外枠は実線、内側は破線」という操作が繰り返して実行されることです。

 一度設定した罫線のスタイルをほかのセル範囲にも適用できるので、とても便利ですね。

[F4]キーで直前の操作を繰り返すことができる

 今回は、Excelで使えるファンクションキーの中から、[F4]キーをピックアップして解説しました。直前の操作を繰り返すことのできる便利なファンクションキーだと実感してもらえたのではないでしょうか。

 このほかにも便利なファンクションキーはありますし、[Ctrl]キーなどと組み合わせて使えるものもあります。

 興味のある人はぜひ調べてみてくださいね。