残業を減らす！Officeテクニック
「Excel」でToDoを緊急度と重要度に応じてタスクを管理するマトリクス表を作る方法
2025年4月21日 06:55
本日中や今週中、今月内など、業務には必ず締め切りがあります。自分が担当するタスクが増えてきて、どれを優先するべきなのか見失ってしまった経験がありませんか？
特に新入社員は細かい作業を任されがちです。ToDoリストをはじめ、便利なスマホアプリはいろいろありますが、仕事中にスマートフォンばかりを触っているわけにもいきません。Excelで作成した作業リストを利用している人も多いのではないでしょうか？
今回は、Excelの作業リストを工夫し、緊急度や重要度に応じたタスクの優先順位を把握しやすくするマトリクス表を作る方法を紹介します。
このような表は「アイゼンハワーマトリクス」と呼ばれています。重要度と緊急度に応じて優先順位を付けられるタスクマネジメントの手法です。例えば、重要度「高」で緊急度「高」のタスクは最優先で処理する必要があり、重要度「高」で緊急度「低」のタスクは中長期の予定を立てるといった具合です。
しかし、1項目ずつ入力するのはスマートではありません。ToDoリストから自動的に転記されるようにしていきます。
プルダウンリストで「高」「低」を選択できるようにする
アイゼンハワーマトリクスの基準となる指標は、重要度の「高」「低」と、緊急度の「高」「低」の4つです。重要度と緊急度を表す列を用意して、「高」と「低」以外入力できないようにプルダウンリストにしておくといいでしょう。［データの入力規則］を利用します。
FILTER関数で「かつ」の条件を指定する
タスクの重要度と緊急度を入力できたら、後はFILTER関数を使って、条件に一致する項目を取り出すだけです。
条件を「かつ」で組み合わせたい場合は「*」を利用します。例えば『重要度「高」、かつ、緊急度「高」』の条件は、以下のように入力します。
=FILTER(H2:H28,(I2:I28="高")*(J2:J28="高"))
『セルI2～I28の「高」、かつ、セルJ2～J28の「高」』の条件を満たす項目をセルH2～H28から取り出すという意味です。数式を入力するセルは4つのみです。それぞれの条件に合わせて「(I2:I28="高")*(J2:J28="高")」の部分を修正します。
タスク完了で取り消し線を引く
タスクが完了したら取り消し線が引かれる仕掛けを作ってみましょう。チェックボックスは［挿入］タブから簡単に挿入できます。「チェックが付いていたら取り消し線を引く」の条件を条件付き書式に指定して完成です。
チェックが付いている＝「TRUE」として扱われるため、条件式は「=$C2=TRUE」のようになります。複数の行に適用されるように、列番号は絶対参照、行番号は相対参照にしておくことがポイントです。
