Wordで案内状の文章を考える前にやるべきこと ～気の利いた文面をすばやく作成

公式な案内文の作成時などに活用しよう

　同僚や仲間とのやり取りはSNSやチャットが中心、業務連絡でもグループウェアで済ますことも増えていますよね。文書やメールは、公式な連絡手段としている人も多いでしょう。日々の業務連絡はともかく、関係者全員に正式に案内したい場面もあるでしょう。

　例えば、多くの人が目にする案内文などは、いきなり本題から入るわけにもいかず、「時候のあいさつ」から始めるのが通例です。インターネット上の文章をコピペして、手直しすることもあるかもしれません。慣れない文章なので、正しいのかわからない、不自然な気がする……、と感じることはないでしょうか。

　そんな時は、Wordの［あいさつ文］の機能を使ってみてください。さらに、続きの文章をCopilotに依頼すれば、時間をかけずに納得できるものに仕上げられると思います。現在では、個人向けのMicrosoft 365 Personal/Familyでも、追加料金なしでCopilotを利用できます。

「時候のあいさつ」に悩んだら、［あいさつ文］の機能がおすすめ

「時候のあいさつ」を挿入する

　ここでは、6月に開催予定のBBQの案内状を作成してみます。［あいさつ文］ダイアログボックスに表示される時候の言葉、安否のあいさつ、感謝のあいさつを選択するだけです。

［挿入］タブにある［あいさつ文］－［あいさつ文の挿入］を選択する

月（ここでは6月）を選択して、［安否のあいさつ］と［感謝のあいさつ］を選択する。［OK］をクリックする

選択した組み合わせで、時候のあいさつが挿入された

　なお、［挿入］タブの［あいさつ文］に一覧表示される［起こし言葉］からは「さて」や「早速ですが」といった起こし言葉、［結び言葉］からは「まずは要件のみ。」や「ご自愛のほど祈ります。」といった結び言葉を挿入できます。文章のつながりや締めに悩んだ時に参考にするといいでしょう。

続きの文章をCopilotに書いてもらう

　あいさつ文に続く文章に悩むなら、Copilotに依頼しましょう。ここでは、以下のように注意事項と決定事項を指定しました。自分で書き起こした文章を校正してもらうのもおすすめです。

新しい段落にカーソルを移動して、［Alt］＋［i］キーを押す。左の余白に表示されている［Copilot］のアイコンをクリックしても構わない

プロンプトを入力して［生成］をクリックする

水色の部分が生成された文章。［保持する］をクリックすると、そのまま挿入される

挿入された文章を整えれば完成