残業を減らす！Officeテクニック
入社前に覚えておくとデキる新入社員になれる！ Excel時短ショートカット
2024年3月11日 06:55
MicrosoftのAIツール「Copilot」もOfficeアプリ向けに提供されたこともあり、新年度からはAIを使いこなして効率良く作業しよう！ と意気込んでいる人もいると思います。AIについては、新社会人のほうが得意かもしれませんね。
ただ、実際には地味な業務が多いものです。新しい技術を導入するのが難しい職場もあるでしょう。せめてもの効率化の手段として、欠かせないのが“ショートカットキー”です。
［Ctrl］＋［C］/［V］/［X］/［Z］など、定番のショートカットはさておき、Excelならではのショートカットも覚えておきたいところです。
今回は、手っ取り早くExcelを使いこなすための基本＆必須のショートカットキーをまとめました。データ入力やセル選択といった操作は、どんな業務にも必要になります。これから社会人になる方はもちろん、Excelの操作を効率化したい諸先輩方にもおすすめのテクニックです。
上のセルと同じデータを入力する［Ctrl］＋［D］
縦方向にデータをコピーする時は［Ctrl］＋［D］キーがおすすめです。アクティブセルのすぐ上にあるセルがコピーされます。複数のセルを選択して、すぐ上の1行をまとめてコピーすることも可能です。なお、［Ctrl］＋［R］キーでは、左隣のセルをコピーできます。
入力済みデータをリストで表示する［Alt］＋［↓］
同じデータをくり返し入力する場合は［Alt］＋［↓］キーを使ってみてください。アクティブセルより上側にあるセルに入力済みのデータがリスト表示されます。
複数のセルにまとめてデータを入力する［Ctrl］＋［Enter］
［Ctrl］＋［Enter］キーは、セルの編集内容を選択しているセル範囲すべてに適用します。例えば、数カ所をまとめて書き換える場合、選択した空白セルに同じデータを入力する場合などに効果的です。
セルの選択に欠かせないショートカットキー
表の下部を確認するためにホイールでスクロールしたり、ドラッグ操作でセル範囲を選択したりと、マウスを使った操作は慣れていると思います。手軽な操作ですが、万能ではありません。Excelのセル選択操作に必須のショートカットキーを覚えておきましょう。
例えば、以下のような大きな表で、一番下の行を表示する時は［Ctrl］＋［↓］キーが正解です。連続するデータの“端”までジャンプできます。あわせて［↑］（上端）、［←］（左端）、［→］（右端）も覚えておきましょう。
連続するデータの端、つまりデータの切れ目までジャンプすることから、データの抜けなどのチェックにも使えます。
［Shift］キーとの組み合わせも覚えておきたいテクニックです。セル範囲を“選択する”動作になります。例えば、任意の行以降を削除することを考えてみましょう。［Ctrl］＋［Shift］＋［→］キーで行を選択、そのまま［Ctrl］＋［Shift］＋［↓］キーを押すと、表の下端まで選択されます。
なお、行の選択後に［Ctrl］キーを放して、［Shift］キーを押したまま［↓］キーを押せば、セルの選択範囲を下方向に拡張できます。［↑］キーなら上方向に拡張です。
このまま［Delete］キーを押せばデータを削除できますね。ちなみに［Shift］＋［space］キーで行全体、［Ctrl］＋［space］キーで列全体を選択可能です。［Ctrl］＋［-］キーで行の削除、［Ctrl］＋［Shift］＋［+］キーで行の挿入というショートカットキーもあります。
