新入社員はまだ知らない仕事で求められるWordの基礎知識

クセの強いWordを思い通りに使おう

　Wordは学生時代から使っているし、タイピングの速度には自信があるという人もいるでしょう。しかし、実務で求められるのは「文字が入力できること」だけではありません。資料として整っていること、修正しやすいこと、誰が見ても違和感のないレイアウトであることが重要です。

　例えば、同じ内容でも、インデントや箇条書きが整っているだけで読みやすさは大きく変わりますし、改ページや画像の扱い方は仕事の効率に直結します。また、改行やスペースで無理やり調整した状態や、書式が統一されていない資料は内容以前の部分で評価を落とすことも少なくありません。

　こうした差は、難しい機能を使っているかどうかではなく、基本操作を正しく使えているかどうかで生まれます。今回は、新入社員がまず押さえておきたい「すぐ使えて効果が出る」Wordの基本テクニックをまとめました。どれも数分で覚えられる内容ですが、日々の業務で確実に差がつきます。

インデントで段落を整える

　まずは「段落記号」と「ルーラー」を表示しておきましょう。編集記号を表示させることによって、余計な空白や改行などが含まれていないかを視覚的に確認できるようになります。ルーラーはレイアウトを整える際の目安になります。ボタンが見当たらない場合は、Wordのウィンドウの横幅を広げてください。

編集記号とルーラーが非表示の状態

［ホーム］タブにある［編集記号の表示/非表示］をクリックする

［表示］タブにある［ルーラー］のチェックをONにする

編集記号とルーラーが表示された状態

　編集記号とルーラーが表示されたことによって、Word文書の構造がはっきりと見えるようになります。文章の末尾に入力された無意味なスペースや、英単語の間に入力されてしまった2つの半角スペースなどのミスにも気付くことができます。

　ルーラーは段落に設定されているインデントを見分けることができます。なぜかこの行の左側には文字が入力できない……というケースは、無意識にインデントが設定されていることがほとんどです。

インデントを設定する段落を選択して、［Tab］キーを押す

段落全体にインデントが設定された。元に戻す場合は［Shift］＋［Tab］キーを押す

　インデントを“使わない場合の不都合”はこちらの記事で詳しく紹介しているので参考にしてください。

箇条書きで内容を整理する

　長い文章を並べるよりも、箇条書きを使ったほうが内容は格段に伝わりやすくなります。特に、手順や要点をまとめる場合は必須の機能です。

　［Tab］キーを押すことで階層を下げることができ、［Shift］＋［Tab］キーで階層を上げることができます。項目のレベルを意識するだけで、読みやすさが大きく向上します。ここで思い通りに動作しない場合は、箇条書きの内容の“インデント”を確認しましょう。インデントではなく、スペースで調整されている可能性があります。

箇条書きに変更する段落を選択して、［ホーム］タブにある［箇条書き］をクリックする

段落全体に箇条書きの記号が表示された

　標準で用意されている箇条書きの記号が気に入らないこともあるでしょう。行頭に「・」や「◆」といった記号を入力したい場合は［なし］に設定して入力してください。

箇条書きに変更する段落を選択して、［箇条書き］から［なし］を選択する

インデントは保たれたまま、箇条書きの記号が非表示になった。段落全体のインデントがズレてしまった場合は［Tab］キーを押す

書式のコピーとクリアで整える

　業務で作成する資料では、見出しや強調部分といった書式を統一するケースが多くあります。1カ所ずつ設定すると設定漏れの原因になります。「書式のコピー」を使いましょう。［ホーム］タブにある［書式のコピー/貼り付け］をダブルクリックすれば、連続して同じ書式を適用できます。

書式をコピーする文字列を選択しておく。［ホーム］タブにある［書式のコピー/貼り付け］をダブルクリックする

マウスポインターの形が変わるので、書式を貼り付けたい範囲をドラッグする

書式が貼り付けられた。同様に他の箇所にも書式を貼り付けられる

　一方で、他の文書からコピーした文章などでは、コピー元の書式が適用されてしまうこともあります。その場合は、該当の箇所を選択して［すべての書式をクリア］をクリックしましょう。

書式をクリアしたい箇所を選択しておき、［ホーム］タブにある［すべての書式をクリア］をクリックする

改ページでレイアウト崩れを防ぐ

　複数ページにわたる文書では、「改ページ」が欠かせません。名前の通りページを改めるための機能ですが、これを使わずに［Enter］キーを連打して、続きの内容を次ページに送っているデータをよく見かけます。

　複数の改行を入力した場合、前のページで修正が発生して行の増減があると次ページの先頭に余計な空行が入ってしまったり、次ページの先頭行が前ページに繰り上がってしまったりします。ページを切り替える時は［Ctrl］＋［Enter］キーと覚えておきましょう。

ページを切り替える位置にカーソルを移動して［Ctrl］＋［Enter］キーを押す

改ページ記号が挿入されて「改ページ」と表示される。次のページにカーソルが移動する

各ページに共通する情報はヘッダーとフッターを利用する

　ページ番号や日付、タイトルなどを各ページに表示したい場合は「ヘッダー」と「フッター」を利用します。本文とは別に、すべてのページに同じ情報を簡単に反映できます。報告書や提出書類では欠かせない機能です。
　なお、［挿入］タブに［ヘッダー］と［フッター］のボタンが用意されていますが、わざわざタブを切り替えてクリックする必要はありません。ページ上下の余白をクリックすれば、ヘッダーやフッターを編集できるようになります。編集を完了する場合は［Esc］キーを押します。

ページ上部の余白をダブルクリックする。フッターを編集する場合はページ下部の余白をダブルクリックする

ヘッダーが編集できる状態になり、［ヘッダーとフッター］タブが表示される

文字を入力して、配置を設定する

右寄せに設定できた。［Esc］キーを押す

ヘッダーの編集が完了して、本文が編集できるようになる

画像の回り込みを設定する

　画像を挿入した際、思い通りに配置できないので“空白”で調整してしまうのもありがちな間違いです。画像の［レイアウトオプション］を利用して、文字の折り返しを設定します。まずは、行間に固定される［行内］と、自由に配置できる［前面］だけは覚えておきましょう。

画像を選択した時に表示される［レイアウトオプション］をクリックする。ここでは［行内］に設定されている

例えば、左右の位置を変更したい場合は、画像を選択して［中央揃え］を選択すればいい

自由な位置に画像を配置したい場合は［前面］を選択する

画像が前面に配置されて、文章は後ろに回り込む

画像のサイズや位置を自由に変更できる

　これらのテクニックはどれも基本的なものですが、使いこなせるかどうかで文書の完成度は大きく変わります。1つずつ試しながら、自分の作業に取り入れていきましょう。