【Excel】情報が多すぎて注目してほしいデータが埋もれてしまう！エクセルの表にビジュアル効果を加えるテク

小さい棒グラフのような「データバー」

　まずは、「データバー」について見ていきましょう。データバーは、数値の大きさをバー（棒）の長さで表現できる機能で、小さな棒グラフのように使用できます。

　例として営業利益表の10～12月のセル範囲にデータバーを設定してみましょう。データバーを設定するセル範囲B3:D7（①）を選択します。

　［ホーム］タブ（②）→［条件付き書式］（③）→［データバー］（④）をクリックして、好みの色のバー（⑤）を選択します。

　10～12月のセル範囲（B3:D7）に、数値の大きさに対応した長さのバーが現れました（⑥）。まるで横棒グラフのようですね。正の数値のセルのバーは右方向に伸びており、負の数値のセルのバーは左方向に伸びています。また、負の数値のバーは自動的に赤い色で表示されるので（⑦）、赤字店舗が一目瞭然ですね。

数値の分布をグラデーションで表示する「カラースケール」

　次は「カラースケール」を設定してみましょう。カラースケールは、値の分布を把握したい時に適しています。

　例えば、成績表で各教科の得点の分布を視覚的に表現したいとしましょう。カラースケールを設定するセル範囲（B3:D17）（①）を選択します。

　［ホーム］タブ（②）→［条件付き書式］（③）→［カラースケール］（④）をクリックして、カラースケールを選択します。今回は、赤と白の2色のスケール（⑤）を選択します。

　カラースケールが設定されました（⑥）。ここで設定した赤と白のスケールでは、セルの色が白に近いほど得点が高く、濃い赤に近づくほど得点は低いことが表現されています。誰のどの教科の点数が良くて、どの教科の点数が悪いのか、概要をぱっと目で見て把握できます。

データをアイコンで評価する「アイコンセット」

　最後は「アイコンセット」です。アイコンセットは、数値をいくつかの段階に分けて、「良い」「普通」「悪い」のように評価したい場合に利用できます。

　先ほどと同じ営業利益表を使って、実際に設定してみましょう。合計の列にアイコンセットを設定してみます。アイコンセットを設定するセル範囲E3:E7を選択します（①）。

　［ホーム］タブ（②）→［条件付き書式］（③）→［アイコンセット］（④）をクリックして、好みのアイコンセット（⑤）を選択します。

　アイコンセットが表示されました（⑥）。合計列のデータが数値に応じてグループ分けされて表現されています。数値からは細かく正確な情報が得られますが、アイコンで表示されると、イメージとして頭に入りやすくなりますね。

　今の状態では、このグループ分けは、自動で行われているため、意図したものと異なるかもしれません。ビジネスの現場では、部署などで設定した目標金額などがあると思うので、それに従った形でアイコンを表示したいですよね。そんな時には、自分の好きなように条件（ルール）を変更できます。これについては、次の項で詳しく解説します。

書式ルールを変更するには

　自動的に設定された現在のルールでは、セルE5の値「384」に対して「×」アイコンが表示（①）されています。そこで、ルールを変更して、「300」以上の値は「×」ではなく「！」が表示されるようにしてみましょう。

　対象のセル範囲（E3:E7）を選択した状態で［ホーム］タブ（②）→［条件付き書式］（③）→［ルールの管理］（④）をクリックします。

　［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスが表示されるので、［ルールの編集］（⑤）をクリックします。

　［書式ルールの編集］ダイアログボックスが表示されます。ここで、値が300より小さい場合は「×」、300以上600より小さい場合は「！」、それ以上の場合はチェックマークが表示されるように編集します（⑥）。

　［OK］（⑦）をクリックしてシートに戻ります。

　セルE5のアイコンが「！」に変わりました（⑧）。

　前の項で解説した「データバー」や「カラースケール」に対しても、同様に［書式ルールの編集］ダイアログボックスからルールを変更することができます。

条件付き書式を積極的に活用しよう

　今回は、「条件付き書式」機能の中から、「データバー」「カラースケール」「アイコンセット」の3種類について解説しました。

　大量の数値が含まれる表などに使うと、数値データを視覚的にとらえることができ、資料の訴求力も上がります。グラフを作成するのは面倒だったり、空きスペースが足りなかったり……という場合でも、このテクニックなら時短かつ省スペースで実現できます。ぜひ説得力のある資料を作りたい場面で活かしてくださいね。