【Excel効率化】社員の勤続年数を調べたい！エクセルで期間をすばやく計算するテク

DATEDIF関数で勤続年数を求める

　まずはDATEDIF関数を使って、総務課社員名簿（①）の入社年月日と基準日から、勤続年数を計算してみましょう。

　DATEDIF関数は、「=DATEDIF(開始日,終了日,単位)」という書式で記述します。「開始日」には求める期間の開始日、「終了日」には求める期間の終了日を指定します。「単位」には、「"Y"」「"M"」「"D"」などの単位を指定します。「"Y"」は開始日から終了日までの年数、「"M"」は月数、「"D"」は日数を求める時に指定します。

　では、実際に記述してみましょう。勤続年数を求めるセル（セルC3）に「=DATEDIF(B3,$F$3,"Y")」（②）と入力します。最初の引数には入社年月日（セルB3）（③）を指定し、次の引数には基準日（セルF3）を指定します。「$F$3」（④）と記述したのは、セルC3に入力した数式を他のセルにコピーしても、数式が参照しているセルF3が変わらないようにするためです。このようなセルの参照方法のことを「絶対参照」といいます。

　［F4］キーを押すと、すばやく「絶対参照」に切り替えることができます。［F4］キーを押すたびに、「F3」→「$F$3」→「F$3」→「$F3」と参照方法が切り替わるので、覚えておくと便利ですよ。

　最後の引数には、年数を求めるための「"Y"」（⑤）を指定します。

　［Enter］キーを押して数式が確定されると、値が表示されます（⑥）。勤続年数は11年ということがわかりました。

　C列の他のセルにも数式をコピーします。セルC3をクリックした状態でマウスポインターをセルの右下に合わせると、マウスポインターの形が変わる（⑦）ので、そのままドラッグ（⑧）します。

　C列すべてに数式がコピーされて、勤続年数が求められました（⑨）。

IF関数を使って特別休暇を取得可能かどうか調べる

　次にIF関数を使って、社員が特別休暇の取得対象者かどうかを調べます。勤続10年の社員が特別休暇の取得対象となります。対象の社員には、D列のセル（①）に「特別休暇」と表示します。

　IF関数は、「=IF(条件式,真の場合,偽の場合)」という書式で記述します。1つ目の引数には「条件式」を記述します。その「条件式」に当てはまる場合の処理を「真の場合」に書き、当てはまらない場合の処理を「偽の場合」に書きます。

　それではやってみましょう。特別休暇の有無を判断するセル（セルD3）に「=IF(C3=10,"特別休暇","")」（②）と入力します。最初の引数には、「C3=10」（③）という条件式を記述します。この条件に当てはまる場合は「特別休暇」と表示するので、次の引数には「"特別休暇"」（④）と記述します。当てはまらない場合は何も表示しないので、最後の引数には「""」（⑤）と記述します。

　［Enter］キーをクリックすると、数式が確定されます。最初の行の社員（川内裕也）の勤続年数は11年のため、セルD3（⑥）には何も表示されません。

　D列の他のセルにも数式をコピーします。セルD3をクリックした状態でマウスポインターをセルの右下に合わせると、マウスポインターの形が変わる（⑦）ので、そのままドラッグ（⑧）します。

　D列すべてに数式がコピーされました（⑨）。

　勤続10年の社員には、D列に「特別休暇」と表示されています（⑩）。

社員の勤続年数を調べる

　今回は、DATEDIF関数を使って社員の勤続年数を求める方法について解説しました。同じように、生年月日から年齢を求める場合にも応用できます。勤続年数や年齢のように、毎年カウントアップされる情報は、「35（歳）」や「10（年）」などの実際の数値を記入するよりも、関数にしておくと使い勝手がよいです。

　また、今回の例ではIF関数を使った例も紹介しましたが、このように他の関数と一緒に使っても有効的ですね。

　ぜひ活用してくださいね。