いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel効率化】住所録の作成時間を大幅にカット!エクセルで郵便番号から住所をすばやく入力するテク

手間をかけずに住所録を作成したい

 ビジネスフェアやイベントなどで、名刺を交換することがありますよね。帰社後は、受け取った名刺に書かれた情報を住所録として管理することも多いと思います。何十枚も新しい名刺をもらったとして、それらの顧客の住所を手入力するのは結構大変な作業ですよね。また、馴染みのない難しい地名が書かれているような場合は、読み方を調べてから入力していると、想定以上の時間がかかってしまいます。

 そこで今回は、WindowsのIMEの機能を使って、入力した郵便番号を住所に変換するテクニックを解説します。WindowsのIMEとは、入力文字をひらがなや漢字などに変換してくれるソフトウェアで、日本語を入力する際には欠かせません。Windows搭載のパソコンには、既定でインストールされています。

 今回紹介するテクニックを使えば、郵便番号を入力するだけで、該当する住所を自動的に入力できます。住所の大部分を自動的に入力できるので、時短になりますし、入力ミスも防げます。

郵便番号を入力するだけで住所の大部分が自動的に入力される

 まず事前準備として、WindowsのIMEの入力モードを「ひらがな」にしておく必要があります。タスクバーの右端にあるIMEのアイコンが[あ](①)になっていることを確認してください([半角/全角]キーを押すと、入力モードを切り替えることができます)。

 では実際にデータを入力していきます。住所のセル(ここではセルD3)に郵便番号を「162-0041」(②)と入力します。入力し終えたら、[Space]キーを押します(③)。

 すると、入力候補が表示されます。郵便番号が住所に変換された「東京都新宿区早稲田鶴巻町」(④)という候補が表示されることに注目してください。これを選択して[Enter]キーを押します(⑤)。

 郵便番号を入力するだけで、番地の前までの住所を自動的に入力できました(⑥)。

 最後に、番地やビル名などは手入力で記入します(⑦)。

 もう1件、登録してみましょう。セルD4に「103-0014」(⑧)と郵便番号を入力して[Space]キーを押します(⑨)。

 入力候補から「東京都中央区日本橋蛎殻町」を選びます(⑩)。

 「蛎殻町(かきがらちょう)」のように読み方が難しい住所を手入力する場合は、読み方を調べたり人に聞いたりしてからでないと、入力できないかもしれません。このテクニックなら、郵便番号さえわかれば簡単に入力できるので便利です。

 残りの住所も入力して住所録を完成させます(⑪)。

Windowsの他のバージョンでも使える

 今回はWindows 10での操作方法を紹介しましたが、Windows 8でも同様です。また、Windows 7を使用しているユーザーは、IMEの言語バーの[変換モード](①)をクリックして表示されるメニューから[人名/地名](②)をクリックしてください。同じように、このテクニックを実行できます。

住所を入力する際はまず郵便番号を入力しよう

 今回は、WindowsのIMEを使って、郵便番号を住所に変換するテクニックを解説しました。このテクニックを使えば、住所をすべて手入力する必要はありませんし、難しい地名を解読する必要もありません。また、自動的に入力されるため、入力ミスも防げます。

 顧客名簿や住所録を作成する際には、ぜひ使ってみてくださいね。