いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel効率化】同じデータを繰り返し手入力するのは無駄！エクセルのセルにドロップダウンリストを設定するテク

2017年12月22日 06:50

セルにドロップダウンリストを設定したい

　毎日同じようなデータを入力していると、どんなに注意していても入力ミスをしてしまうことはありますよね。そんな時は、手動で入力する部分をなるべく減らして自動化することを考えてみてください。ある程度の入力ミスは防ぐことができます。

　今回は、Excelの「データの入力規則」機能を使用して、入力データをドロップダウンリストから選択できるようにするテクニックを解説します。データを手入力するのではなく、ドロップダウンリストから選択することで入力ミスを防げますし、入力の手間も省けるので、作業効率のアップも図ることができるでしょう。

　プロジェクト管理表（①）の例で考えてみます。この表には「工程名」を入力する必要があるとしましょう。毎回手入力をしていると手間がかかりますし、入力ミスも発生する可能性があるので、入力データをドロップダウンリストから選択できるようにしてみます。

　事前準備として、「工程名」の一覧表（工程表）（②）をプロジェクト管理表の右側に作成しておきます。

　ドロップダウンリストを設定するセル範囲（D3:D7）（③）を選択した状態で、［データ］タブ（④）の［データの入力規則］（⑤）をクリックします。

　［データの入力規則］ダイアログボックスが表示されます。［設定］タブ（⑥）の［入力値の種類］の欄には［リスト］（⑦）を選択し、［元の値］の欄には工程表のセル範囲（⑧）を指定します。

　［OK］（⑨）をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

　これで、工程名の列にドロップダウンリストが設定されました。試しにセルD6を選択すると、セルの右側に矢印ボタン（⑩）が表示されます。

　ここをクリックするとドロップダウンリスト（⑪）が表示されるので、このリストから入力値を選択できます。ここでは、［執筆］（⑫）を選択します。

　セルD6に値が入力されました（⑬）。

　ドロップダウンリストの元になるデータを表にするまでもないという場合もありますよね。例えば、「〇」「×」や「出席」「欠席」といった値をドロップダウンリストから選びたい場合は、［データの入力規則］ダイアログボックスで、これらの値を「,」（カンマ）で区切って直接入力します（①）。

　これで、「出席」か「欠席」をドロップダウンリストから選ぶことができます（②）。

　ドロップダウンリストの元になる表が同じブック内の別シートにある場合も、同様に設定できます。前述のプロジェクト管理表の例を応用して、ドロップダウンリストの元になる表を別のシート（「工程表」シート（①））で管理している場合を考えてみましょう。

　［データの入力規則］ダイアログボックスの［元の値］の欄には、「=シート名!セル範囲」（②）という書式で入力します。

　同じようにドロップダウンリストから入力値を選択できます（③）。

　今回は、セルにドロップダウンリストを設定して、入力データをリストから選択できるようにするテクニックを解説しました。

　誰でも入力ミスはしてしまうものです。また、自分のミスは自分ではなかなか気づきにくいものです。自動で行えるところは積極的に利用して、作業効率のアップを実現してくださいね。