いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】1000000円っていくら?エクセルの予算計画表で桁が多すぎて伝わりづらい金額を「千円」単位で表示するテクニック

大きい金額だらけの予算計画表は0がいっぱいで見づらい!

 予算計画表をExcelで作っている読者もいるでしょう。顧客ごとに受注予測金額を入力し、売上予想金額の合計を出すという場合にも、Excelはとても便利です。Excelを使えばきれいな表組みにまとめることができるので、作成した予算計画表を印刷して社員に配布することもできますよね。でも、全社規模の予算計画表では扱う金額が大きいことが多く、大きい金額を見慣れない社員にとっては予算計画表を受け取ってもパッと見で金額を把握しにくかったりします。

 大きい金額が多く入力されている表を見やすくするため、「1000000円」を「1,000千円」とするように、金額を「千円」単位で表示することがよくありますよね。でも、予算計画表に入力されたすべての数値をいちいち千円単位にして入力し直すのは大変ですし、文字列を含んだ値を入力すると、合計などを計算することもできなくなってしまいます。みんなどうやって千円単位で表示させているんだろう……?と不思議に思ったことのある読者もいるのではないでしょうか。

 こんな時は、Excelで表示形式を変更するのがおすすめです。今回の記事では、Excelで大きな数値を「千円」単位の表記に切り替えるテクニックを解説します。

金額が入力されるセルの表示形式を「千円」単位に変更する

 Excelで作成した「2019年度予算計画表」があるとします。顧客別に、昨年度実績・今年度予測・来年度予算金額が入力されています(①)が、金額が大きくて、ぱっと見で金額のイメージが付きにくくなっています。

 大きい数字を見やすくする方法といえば、「桁区切りスタイル」が思いつく読者も多いのではないでしょうか。桁区切りスタイルを適用すると、3桁ごとに「,」が入ります。桁区切りスタイルを適用したいセルやセル範囲を選択(②)し、[ホーム]タブ(③)→[桁区切りスタイル](④)をクリックします。

 桁区切りスタイルが適用され、3桁ごとに「,」が挿入されました(⑤)が、大きすぎる数値については、やはり少しわかりづらい印象があります。もっと見やすい表示にすることはできないのでしょうか?

 表に大きい数値が並んでいる時、「1,000,000円」を「1,000千円」とするように、数値を「千円」単位で表示している表を見たことはないでしょうか。千円単位で表示すれば、セル内に表示される数字が減って列幅を無駄に広げる必要がなくなり、金額の桁のイメージもつきやすくなります。でも、表に入力されている数値すべてを千円単位に計算して「○○千円」と入力し直すのは面倒ですし、「千円」という文字列が入ることにより、セルに入力されているのが文字列と判断され、合計などの計算ができなくなってしまいます。こんな時は、表示形式を変更するのが便利です。

表示形式の変更なら数値を表示する単位だけを変更できる

 先ほどの「2019年度予算計画表」の例で、表示形式を変更して、入力された数値そのものは変えずに、セルに金額を「千円」単位で表示してみましょう。

 表示形式を変更したいセル範囲(ここではセル範囲B4:D11)をドラッグして選択(①)し、[ホーム]タブ(②)→[数値]グループ右下の矢印(③)をクリックします。

 [セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されます。[表示形式]タブ(④)をクリックし、[分類]欄の[ユーザー定義](⑤)を選択します。[種類]欄に「#,##0,"千円"」(⑥)と入力し、[OK](⑦)をクリックします。「千円」以外の記号や数字は半角で入力する必要があるので、注意しましょう。

 ここで[種類]欄に入力したのは、「セルに入力した値を千円単位で表示させる」という意味の書式です。ポイントは「0」の後ろに「,」を指定することで、これで「0」が3つ省いて表示されるようになります。そして、「"千円"」は「千円」という文字を表示する設定です。

 これで、選択したセル範囲に入力されている数値がすべて「千円」単位で表示されるようになりました(⑧)。これなら、セルに表示される数値が大きくなりすぎず、金額のイメージがつきやすくなりますね。

 ちなみに、この例のセル範囲B11:D11にはSUM関数を使って合計を求める数式が入力されていますが、表示形式を変更した後もこのセル範囲には正しい合計が表示されているので、表示形式を変更しても数式の機能に影響がないことがわかります。

表示形式を変更して見やすく伝わりやすい予算計画表にしよう!

 今回は、大きな金額が入力されている予算計画表の表示形式を変更して、金額の数値そのものは変えずに「千円」単位で表示するテクニックを解説しました。

 このテクニックを使えば、大きな金額でもスッキリと表示でき、見やすく相手にも伝わりやすい予算計画表が作れそうですね!

 大きな金額を入力する必要のある表を作る機会があったら、ぜひ今回の記事を思い出してくださいね。