いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】シフト表に担当者の名前を一気に入力したい!エクセルで複数のセルに同じデータを一瞬で入力できるテクニック

複数のセルに同じデータを何度も入力する時間がもったいない!

 Excelはシフト表の作成や管理に便利です。実際に職場でExcelをシフト管理に役立てている読者も少なくないのではないでしょうか。

 Excelで作成した「10月第3週シフト表」(①)に、社員の名前を入力してシフト表を完成させる例を考えてみましょう。

 例えば、「田辺」さんが入るシフトが決定し、シフトのセルに田辺さんの名前を入力したい時、皆さんならどのように入力しますか。田辺さんが担当するシフトのセルに1つ1つ名前を入力していく(②)人が多いのではないでしょうか。

 この例ではあまり入力するセルが多くないので、1つ1つ入力してもそこまで時間はかかりませんが、入力したいセルが多い場合はこの方法だと入力にとても時間がかかります。

 今回の記事では、こんな時に役立つ、複数のセルに同じデータを一気に入力できるテクニックを解説します。

複数セルに一気に入力するなら[Ctrl]+[Enter]キー

 先ほどの「10月第3週シフト表」で「田辺」さんが担当するすべてのシフトのセルに、田辺さんの名前を一気に入力してみましょう。

 同じデータ(ここでは「田辺」という名前)を入力したいセルをすべて選択します(①)。離れた複数のセルを同時に選択したい時は、最初に選択したセルやセル範囲に続けて[Ctrl]キーを押しながらマウスでセルをクリック(またはセル範囲をドラッグ)すればOKです。

 データを入力したいセルをすべて選択できたら、シート上のほかの部分をクリックしたりせず、そのまま続けてデータを入力します。そうすると、最後に選択したセルにデータが入力されます(②)。セルを選択したあと、データの入力前にほかの操作をすると、セルの選択が解除されてしまうので注意しましょう。セルの選択が終わったらそのまま続けてキーボードでデータを入力することがこのテクニックの1つ目のポイントです。そのあと、[Ctrl]+[Enter]キーを押します(③)。

 つい[Enter]キーだけを押しがちですが、ここで[Ctrl]キーを一緒に押すことがこのテクニックの2つ目のポイントです。

 すると、先ほど選択したすべてのセルに、あっという間に同じデータが入力されます(④)。

複数のセルのデータを一気に削除することもできる

 もちろん、複数のセルに入力されているデータを一気に削除することもできます。やり方はデータを入力する時と同じです。表の中でデータを削除したいセルを先にすべて選択し(①)、先ほどと同様に、セルを選択したら続けて[Delete]キーを押します(②)。

 すると、選択したすべてのセルのデータを一気に削除できます(③)。

 この例ではすべて同じ内容が入力されたセルのデータを削除しましたが、もちろん、異なる内容が入力されたセルのデータであっても、同時に削除できます。

複数セルに一気に入力して作業の効率を大幅アップ!

 今回は、複数のセルに同じデータを一気に入力するテクニックを解説しました。複数のセルを選択したあとデータを入力し、[Ctrl]+[Enter]キーを押すだけでデータが一気に入力できます。

 これまでセルに1つ1つデータを入力していた方は、このテクニックを使えば表の入力時間が大幅に短縮できますよ!さまざまな場面で役に立つテクニックなので、ぜひ活用してみてくださいね。

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